Cách viết thư chào hàng khiến khách đọc đến cuối
Người ta đọc thư chào hàng rất nhanh: mở ra, lướt màn hình đầu tiên rồi quyết định đọc tiếp hay đóng lại. Nếu những dòng đầu không nói gì về vấn đề của khách hàng, sẽ chẳng ai đọc tới những điều kiện hấp dẫn ở trang thứ ba.
Dưới đây là cấu trúc của một thư chào hàng khiến người ta đọc đến cuối, và những sai lầm khiến họ đóng thư lại.
Chào hàng lạnh và chào hàng ấm
- Thư chào hàng lạnh gửi đến những người không hề chờ đợi bạn. Bạn chỉ có vài giây để thu hút họ, nên thư phải ngắn: một trang, một ý chính.
- Thư chào hàng ấm được gửi sau một cuộc trao đổi, khi khách hàng đã yêu cầu. Thư có thể đi vào chi tiết hơn: giá, các phương án, thời hạn, câu trả lời cho những câu hỏi đặt ra trong buổi gặp.
Hãy xác định bạn đang viết loại nào trước khi bắt đầu. Điều đó quyết định cả độ dài lẫn giọng văn.
Một cấu trúc hiệu quả
1. Tiêu đề nêu lợi ích
Không phải "Thư chào hàng từ Công ty Acme" mà là kết quả cho khách hàng: "Giảm 20% chi phí giao hàng trong hai tháng". Tiêu đề cần trả lời câu hỏi "vì sao tôi nên đọc thư này".
2. Vấn đề của khách hàng
Một hoặc hai đoạn về vấn đề bạn giải quyết. Với thư chào hàng ấm, hãy dùng chính lời của khách hàng trong buổi gặp: điều đó cho thấy họ đã được lắng nghe.
3. Giải pháp
Chính xác bạn đề xuất điều gì và cách nó vận hành. Bỏ qua những cụm từ mơ hồ như "cách tiếp cận riêng" hay "chất lượng cao"; thay vào đó hãy đưa ra các bước, thời hạn và kết quả cụ thể.
4. Bằng chứng
Số liệu, case study, lời nhận xét, những khách hàng nổi tiếng. Một case study ngắn có kết quả bằng con số là đủ để thư chào hàng thuyết phục hơn.
5. Giá và điều kiện
Giá không phải là thứ cần che giấu. Hãy đặt giá cạnh giá trị: bao gồm những gì, khách hàng nhận được gì, có những phương án nào. Ba gói hiệu quả hơn một con số duy nhất: khách hàng so sánh các phương án với nhau thay vì so sánh với đối thủ của bạn.
6. Bước tiếp theo
Một hành động cụ thể: "trả lời email này", "chọn thời gian cho cuộc gọi", "ký trước thứ Sáu để được giảm giá". Khi bước tiếp theo không được nêu rõ, thường nó sẽ không xảy ra.
Những sai lầm thường gặp
- Mở đầu bằng câu chuyện của chính bạn. Lịch sử và sứ mệnh công ty là điều cuối cùng khách hàng quan tâm.
- Một thư chào hàng cho tất cả. Một mẫu thư không hề nhắc đến vấn đề của khách hàng đọc giống như thư gửi hàng loạt.
- Quá nhiều chữ. Những đoạn văn dài không có tiêu đề phụ sẽ không được đọc; chúng bị cuộn qua.
- Không có thông tin liên hệ hoặc thời hạn hiệu lực. Khách hàng cần biết liên hệ với ai và các điều kiện có hiệu lực đến khi nào.
Checklist nhanh trước khi gửi
- Lợi ích có hiện rõ trong tiêu đề không?
- Vấn đề của khách hàng có nằm trong đoạn đầu tiên không?
- Có ít nhất một bằng chứng bằng con số không?
- Giá có rõ ràng, kèm những gì đã bao gồm không?
- Bước tiếp theo đã được nêu chưa?
Tóm lại
Một thư chào hàng tốt nói về khách hàng chứ không phải về công ty, đưa ra giá cùng với giá trị và kết thúc bằng một hành động rõ ràng. Nếu bạn cần một thư chào hàng khiến người ta đọc đến cuối, hãy đặt dịch vụ viết thư chào hàng, từ bản một trang đến phiên bản có thiết kế dàn trang. Nếu bạn trình bày trong buổi gặp, một bài thuyết trình cũng có thể hữu ích. Khoản thanh toán chỉ được chuyển đi sau khi bạn chấp nhận kết quả.