Cách viết bản đặc tả yêu cầu website để nhận đúng thứ bạn cần
Hầu hết các dự án website vượt ngân sách hoặc ra đời "không đúng lắm" đều có chung một nguyên nhân: khách hàng và bên phát triển hiểu nhiệm vụ theo hai cách khác nhau. Bản đặc tả, tức bản mô tả bằng văn bản những gì website phải làm, giúp tránh điều đó. Nó không cần dài hay nặng kỹ thuật, nhưng phải rõ ràng.
Dưới đây là những gì cần đưa vào bản đặc tả yêu cầu website, từng phần một.
1. Mục tiêu của website
Website dùng để làm gì và làm sao biết nó hiệu quả: "thu thập yêu cầu tư vấn thiết kế nhà bếp, ít nhất 30 yêu cầu mỗi tháng". Không có mục tiêu, mọi quyết định đều trở thành chuyện sở thích.
2. Đối tượng truy cập
Ai vào website và họ muốn làm gì ở đó. Một chủ doanh nghiệp bận rộn dùng điện thoại và một sinh viên so sánh giá trên laptop cần những thứ khác nhau.
3. Các trang và cấu trúc
Danh sách các trang và cách chúng liên kết với nhau: trang chủ, danh mục sản phẩm, trang sản phẩm, giới thiệu, liên hệ, blog. Một sơ đồ đơn giản hoặc danh sách phân cấp là đủ.
4. Nội dung từng trang
Mỗi trang gồm những gì: các khối, văn bản, hình ảnh, biểu mẫu. Ghi rõ ai cung cấp từng phần: bạn hay bên phát triển. Nội dung là lý do phổ biến nhất khiến dự án bị đình trệ.
5. Chức năng
Website phải làm được gì: thanh toán online, đặt lịch, tìm kiếm và bộ lọc, tài khoản cá nhân, đa ngôn ngữ. Mô tả từng chức năng từ góc nhìn của người truy cập: "người truy cập chọn ngày giờ và nhận email xác nhận".
6. Thiết kế
Những website bạn thích và lý do, màu thương hiệu và logo, phông chữ nếu bạn đã có. Nếu chưa có thiết kế, hãy nói rõ thiết kế có nằm trong phạm vi công việc hay không.
7. Yêu cầu kỹ thuật
Nền tảng hoặc CMS nếu bạn có ưu tiên; hosting và tên miền; tích hợp với CRM, cổng thanh toán hoặc dịch vụ giao hàng của bạn; yêu cầu về tốc độ và thiết bị di động.
8. Thời gian, các giai đoạn và nghiệm thu
Chia công việc thành các giai đoạn, mỗi giai đoạn có một kết quả: thiết kế, dựng giao diện, chức năng, nội dung, ra mắt. Thống nhất trước cách nghiệm thu từng giai đoạn và số vòng chỉnh sửa được bao gồm.
Những sai lầm thường gặp
- "Giống trang kia, nhưng đẹp hơn." Một đường link không kèm giải thích khiến bên phát triển phải đoán xem chính xác bạn thích điều gì.
- Quên nội dung. Website thiếu văn bản và hình ảnh thì không thể ra mắt, dù code đã sẵn sàng.
- Thay đổi phạm vi giữa chừng. Có thêm mong muốn mới là bình thường, nhưng mỗi mong muốn cần được bổ sung vào bản đặc tả, kèm ảnh hưởng của nó đến thời gian và chi phí.
Tóm lại
Một bản đặc tả tốt trả lời: website để làm gì, ai sử dụng, có những trang và chức năng nào và kết quả được nghiệm thu ra sao. Viết nó mất vài giờ nhưng tiết kiệm hàng tuần làm lại. Nếu bạn muốn có bản viết sẵn, hãy đặt bản đặc tả kỹ thuật: bạn mô tả ý tưởng, rồi nhận một tài liệu mà bất kỳ bên phát triển nào cũng có thể dựa vào để báo giá và xây dựng. Khoản thanh toán chỉ được chuyển đi sau khi bạn chấp nhận kết quả.