10 hàm Excel và Google Sheets giúp tiết kiệm hàng giờ

Phần lớn công việc với bảng tính xoay quanh vài nhiệm vụ: tìm một giá trị, cộng tổng theo điều kiện, đếm, làm sạch văn bản, lập danh sách. Mười công thức gần như bao quát tất cả, và công thức nào cũng chạy được cả trong Excel (Microsoft 365) lẫn Google Sheets.

Trong các ví dụ, cột A chứa tên khách hàng, B là ngày đặt hàng, C là thành phố và D là số tiền.

10 công thức giúp tiết kiệm hàng giờ

Tìm kiếm và kiểm tra

1. XLOOKUP: tìm giá trị trong bảng khác

=XLOOKUP("Anna", A:A, D:D) trả về số tiền ở cột D cho dòng mà cột A là "Anna". Hàm này thay thế VLOOKUP cũ và tra cứu được theo mọi hướng.

2. IFERROR: ẩn lỗi

=IFERROR(XLOOKUP("Anna", A:A, D:D), "not found") hiển thị "not found" (không tìm thấy) thay vì báo lỗi khi không có kết quả khớp.

3. IF: chọn theo điều kiện

=IF(D2>1000, "large", "regular") gắn nhãn cho từng đơn theo số tiền ("large" là đơn lớn, "regular" là đơn thường).

Cộng tổng và đếm

4. SUMIFS: tính tổng theo một hoặc nhiều điều kiện

=SUMIFS(D:D, C:C, "Berlin") cộng tổng mọi số tiền của Berlin. Thêm các cặp đối số để có thêm điều kiện: =SUMIFS(D:D, C:C, "Berlin", B:B, ">=2026-01-01").

5. COUNTIFS: đếm theo điều kiện

=COUNTIFS(C:C, "Berlin", D:D, ">1000") đếm số đơn lớn từ Berlin.

Danh sách và bộ lọc

6. UNIQUE: danh sách không trùng lặp

=UNIQUE(C2:C500) liệt kê mỗi thành phố một lần. Kết hợp với SUMIFS để nhanh chóng lập báo cáo theo thành phố.

7. FILTER: chỉ những dòng bạn cần

=FILTER(A2:D500, D2:D500>1000) chỉ hiển thị các đơn lớn và tự cập nhật khi dữ liệu thay đổi.

8. SORT: sắp xếp mà không động vào dữ liệu gốc

=SORT(A2:D500, 4, FALSE) liệt kê các đơn từ số tiền lớn nhất đến nhỏ nhất.

Văn bản

9. TRIM: xóa khoảng trắng thừa

=TRIM(A2) xóa khoảng trắng ở đầu, ở cuối và khoảng trắng kép bên trong. Khoảng trắng thừa là nguyên nhân phổ biến nhất khiến tra cứu thất bại.

10. TEXTJOIN: nối nhiều giá trị vào một ô

=TEXTJOIN(", ", TRUE, C2:C10) nối các thành phố thành một dòng, ngăn cách bằng dấu phẩy, bỏ qua ô trống.

Hai điều cần biết

Trong một số phiên bản ngôn ngữ của Excel, tên hàm được dịch, và ở một số thiết lập vùng, công thức dùng dấu chấm phẩy thay cho dấu phẩy giữa các đối số. Logic vẫn giữ nguyên.
Dùng cả cột (A:A) cho bảng nhỏ và vùng chính xác (A2:A500) cho bảng lớn: bảng tính sẽ tính toán nhanh hơn.

Tóm lại

Mười công thức này thay thế hàng giờ sao chép, sắp xếp và đếm thủ công. Nếu nhiệm vụ của bạn phức tạp hơn hoặc bạn cần một mẫu có sẵn, hãy đặt công thức bảng tính: bạn mô tả nhiệm vụ và đính kèm bảng tính, rồi nhận các công thức chạy được kèm hướng dẫn, hoặc một mẫu hoàn chỉnh có script. Khoản thanh toán chỉ được chuyển đi sau khi bạn chấp nhận kết quả.