扫描件、PDF 或文件照片：如何转换成 Word 或 Excel

您需要更新一份旧合同、翻译一份制度文件或重新使用一份价目表，但手头只有一个 PDF、一份扫描件或一张手机拍的照片。手动抄写要花好几个小时，复制粘贴又常常打乱换行、表格和编号。好消息是：大多数文件都能还原成可编辑的 Word 文件或表格。需要怎么做，取决于您手里是哪种文件。

首先，弄清您手里是什么文件

打开文件，试着用鼠标选中一个词：

• 可以选中文字的 PDF。 您能高亮并复制文字。文字本来就在文件里，所以可以重建为 Word 文档。
• 扫描件或由图片生成的 PDF。 什么都选不中：每一页都只是一张图片。文字需要对照图片录入。
• 页面的照片。 和扫描件一样，只是质量取决于光线和对焦。

好的结果是什么样的

PDF 转成 Word 文件时，目标不是复制页面的样子，而是得到一份可编辑的文档：

• **完整的文字，逐字一致，**没有重新录入时的错误。
• **真正的标题，**方便您在文档中跳转和更改样式。
• **带编号的条款和项目符号列表，**添加新条目时编号会自动延续。
• **表格就是表格，**而不是用空格隔开的文字。
• 没有残留： 页眉、页码以及在句子中间断开的行都会被清除。

图片、图表、多栏排版和原有字体通常无法保留。如有需要，请计划自行添加。

Word 还是 Excel？

• Word 用于您要阅读和编辑的文字：合同、制度、信函、报告。
• Excel 用于您要计算、排序或筛选的数据：发票、对账单、价目表、报告中的表格。

如果文件两者都有，就想想您真正要用的是什么。一份含三张表格的报告可以留在 Word 里；一叠二十张发票则应该放进电子表格。

拍出好照片和扫描件

• **页面平整、光线充足，**没有手或手机的阴影。
• **整页都在画面内，**从正上方垂直拍摄，不要斜着拍。
• 文字清晰： 发送前放大照片看一看。如果您自己都看不清某个字，别人也看不清。
• **一次拍两页，**比如书的跨页，只要文字清晰也没问题。

手写内容只要字迹清楚，也能录入。看不清的字通常会被标注出来，方便您核对。

发送文件时要说明什么

• 哪些必须完全保留： 条款编号、表格、脚注。
• 哪些可以去掉： 页眉、水印文字、封面。
• 文件的语言。
• 文件的用途： 编辑、翻译还是更新。

不要发送设有密码的文件：如果您有权这样做，请自行解除密码。护照等身份证件不予录入。

总结

先检查文字能否选中，文字用 Word、数据用 Excel，再发送清晰的页面并附上简短说明，写明要保留什么。如果您不想重新录入任何内容，可以订购 PDF 转 Word：您发送可选中文字的 PDF 并说明要保留什么，即可收到可编辑的 Word 文件和一份整洁的 PDF 副本。如果是扫描件和照片，可以订购图片文字录入：您发送页面的图片，即可收到带标题、列表和表格的可编辑文字，最高套餐还会额外提供 Excel 文件。只有在您验收后才会放款。