Un escaneo, un PDF o una foto de un documento: cómo pasarlo a Word o Excel
Necesita actualizar un contrato antiguo, traducir una política o reutilizar una lista de precios, pero solo tiene un PDF, un escaneo o una foto hecha con el móvil. Copiar el texto a mano lleva horas, y copiar y pegar a menudo rompe líneas, tablas y numeración. La buena noticia: la mayoría de los documentos pueden volver a convertirse en un Word editable o en una tabla. Lo que necesita depende del tipo de archivo que tenga.
Primero, averigüe qué tiene
Abra el archivo e intente seleccionar una palabra con el ratón:
- Un PDF con texto seleccionable. Puede resaltar y copiar palabras. El texto ya está dentro del archivo, así que se puede reconstruir como documento de Word.
- Un escaneo o un PDF hecho a partir de imágenes. No se puede seleccionar nada: cada página es solo una imagen. El texto hay que transcribirlo a partir de la imagen.
- Una foto de una página. Igual que un escaneo, solo que la calidad depende de la luz y del enfoque.
Cómo es un buen resultado
Cuando un PDF se convierte en Word, el objetivo no es una copia de la página, sino un documento editable:
- El texto completo, palabra por palabra, sin errores de transcripción.
- Encabezados de verdad, para moverse por el documento y cambiar estilos.
- Cláusulas numeradas y listas con viñetas que siguen numerando cuando añade un punto.
- Tablas como tablas, no como texto separado por espacios.
- Sin restos: se eliminan los encabezados de página, los números de página y las líneas cortadas en mitad de una frase.
Las imágenes, los gráficos, las maquetaciones a varias columnas y las fuentes exactas no suelen trasladarse. Cuente con añadirlos usted mismo si los necesita.
¿Word o Excel?
- Word es para el texto que va a leer y editar: contratos, políticas, cartas, informes.
- Excel es para los datos que va a sumar, ordenar o filtrar: facturas, extractos, listas de precios, tablas de un informe.
Si un documento tiene ambas cosas, decida qué va a usar realmente. Un informe con tres tablas puede quedarse en Word; un montón de veinte facturas va en una hoja de cálculo.
Cómo hacer buenas fotos y escaneos
- Página plana y buena luz, sin sombras de la mano ni del móvil.
- La página entera en el encuadre, tomada de frente desde arriba, no en ángulo.
- Texto nítido: amplíe la foto antes de enviarla. Si usted no puede leer una palabra, nadie podrá.
- Dos páginas a la vez, como un libro abierto, está bien si el texto se mantiene nítido.
También se puede transcribir texto manuscrito, si es legible. Las palabras dudosas suelen marcarse para que sepa qué revisar.
Qué indicar al enviar el archivo
- Qué debe mantenerse exactamente: la numeración de cláusulas, las tablas, las notas al pie.
- Qué eliminar: encabezados de página, el texto de una marca de agua, una portada.
- El idioma del documento.
- Para qué es el archivo: edición, traducción, actualización.
No envíe archivos protegidos con contraseña: quite usted mismo la contraseña si tiene derecho a hacerlo. Los documentos de identidad, como los pasaportes, no se transcriben.
En resumen
Compruebe si el texto se puede seleccionar, elija Word para el texto y Excel para los datos, y envíe páginas claras con una breve nota sobre qué conservar. Si prefiere no volver a teclear nada, encargue una conversión de PDF a Word: envía un PDF con texto seleccionable e indica qué conservar, y recibe un archivo de Word editable y una copia limpia en PDF. Para escaneos y fotos, encargue la transcripción de texto a partir de imágenes: envía imágenes de las páginas, y recibe texto editable con encabezados, listas y tablas, y en el paquete más grande también un archivo Excel. El pago se libera solo después de que usted acepte el trabajo.