掃描檔、PDF 或文件照片：如何轉成 Word 或 Excel

您需要更新一份舊合約、翻譯一份政策或重複使用一份價目表，但手上只有 PDF、掃描檔，或是用手機拍的照片。手動重打文字要花好幾個小時，而複製貼上常常會打亂換行、表格和編號。好消息是：大多數文件都能轉回可編輯的 Word 檔或表格。您需要什麼，取決於您手上的檔案類型。

首先，弄清楚您手上的是什麼

打開檔案，試著用滑鼠選取一個字：

• 可以選取文字的 PDF。 您可以反白和複製文字。文字已經在檔案裡，所以可以重建成 Word 文件。
• 掃描檔或由圖片組成的 PDF。 什麼都選不起來：每一頁都只是一張圖片。文字必須照著圖片打出來。
• 頁面的照片。 和掃描檔一樣，只是品質取決於光線和對焦。

好的成果是什麼樣子

把 PDF 轉成 Word 檔時，目標不是複製頁面的樣子，而是一份可以編輯的文件：

• 完整的文字，一字不差， 沒有重打時產生的錯誤。
• 真正的標題， 讓您能在文件中快速移動並更改樣式。
• 編號條款和項目符號清單， 新增一點時編號會自動接續。
• 表格就是表格， 而不是用空格隔開的文字。
• 沒有殘留物： 頁首、頁碼和在句子中間斷開的行都會被移除。

圖片、圖表、多欄版面和精確的字型通常不會一起轉過來。如果您需要它們，請準備自己補上。

Word 還是 Excel？

• Word 適合您要閱讀和編輯的文字：合約、政策、信件、報告。
• Excel 適合您要計算、排序或篩選的資料：發票、對帳單、價目表、報告中的表格。

如果一份文件兩者都有，請決定您真正會用到的是什麼。有三張表格的報告可以留在 Word；一疊二十張發票則應該放進試算表。

拍出好照片、掃出好掃描檔

• 頁面平整、光線充足， 沒有手或手機的影子。
• 整頁都在畫面中， 從正上方拍攝，不要斜拍。
• 文字清晰： 寄出前把照片放大看看。如果您看不清楚某個字，別人也看不清楚。
• 一次拍兩頁（例如書本的跨頁）也可以，只要文字保持清晰。

手寫字只要能辨認，也可以打出來。不清楚的字通常會被標註出來，讓您知道要檢查哪裡。

寄送檔案時要說明什麼

• 必須完全保留的部分： 條款編號、表格、註腳。
• 要刪掉的部分： 頁首、浮水印文字、封面。
• 文件的語言。
• 檔案的用途： 編輯、翻譯、更新。

請不要提供有密碼保護的檔案：如果您有權限，請自行移除密碼。護照等身分證件不提供打字服務。

重點整理

先確認文字能不能選取，文字選 Word、資料選 Excel，並提供清晰的頁面和一段說明要保留什麼的簡短文字。如果您不想重打任何東西，可以訂購 PDF 轉 Word：您提供可以選取文字的 PDF，並說明要保留什麼，就能拿到可編輯的 Word 檔和一份整齊的 PDF 副本。如果是掃描檔和照片，可以訂購圖片文字打字：您提供頁面的圖片，就能拿到含標題、清單和表格的可編輯文字，最大的方案還附 Excel 檔。只有在您驗收作品後才會撥付款項。