Bảng theo dõi thu chi cho người làm tự do và doanh nghiệp nhỏ

Bố cục — tab "HoaDon"

Cột	Tiêu đề	Ai điền
A	Số hóa đơn	Bạn
B	Khách hàng	Bạn (danh sách thả xuống từ tab "KhachHang")
C	Ngày xuất	Bạn
D	Số tiền	Bạn
E	Hạn thanh toán (ngày)	Công thức
F	Ngày đến hạn	Công thức
G	Ngày đã trả	Bạn (để trống đến khi được trả)
H	Trạng thái	Công thức
I	Số ngày quá hạn	Công thức

Công thức (trích 6/10)

E2 — hạn thanh toán từ danh sách khách =IFERROR(VLOOKUP(B2, KhachHang!A:C, 3, FALSE), 30) Tra hạn thanh toán của khách trong tab "KhachHang"; nếu không có khách đó thì lấy 30 ngày.

F2 — ngày đến hạn =IF(C2="", "", C2 + E2) Cộng số ngày vào ngày xuất. Dòng trống thì để trống.

H2 — trạng thái =IF(C2="", "", IF(G2<>"", "Đã trả", IF(TODAY()>F2, "Quá hạn", "Chưa đến hạn"))) Có ngày trả thì là Đã trả; nếu không, qua ngày đến hạn là Quá hạn, còn lại là Chưa đến hạn.

I2 — số ngày quá hạn =IF(H2="Quá hạn", TODAY() - F2, "")

TongQuan!B2 — tổng còn phải thu =SUMIFS(HoaDon!D:D, HoaDon!H:H, "<>Đã trả", HoaDon!C:C, "<>")

TongQuan!A5 — công nợ theo khách (một công thức tạo cả bảng) =QUERY(HoaDon!B:H, "select B, sum(D) where H <> 'Đã trả' and B is not null group by B order by sum(D) desc label sum(D) 'Còn nợ'", 1)

Dán ở đâu

• Đặt E2, F2, H2 và I2 ở dòng 2 của "HoaDon", rồi kéo xuống đến dòng 500
• Dán hai công thức TongQuan một lần; chúng tự cập nhật
• Định dạng có điều kiện cho H2:H500: chữ là "Quá hạn" → tô nền đỏ nhạt

Tình huống đặc biệt đã tính

• Hóa đơn trả một phần: thêm một dòng với số còn lại và số mới như INV-041b
• Khách đổi tên: chỉ sửa trong "KhachHang"; danh sách thả xuống giữ các dòng thống nhất
• Dùng Excel thay vì Sheets: mọi công thức chạy được trừ QUERY; thay bằng PivotTable trên cột B, D, H
• Sheets cài đặt khu vực Việt Nam: dùng dấu chấm phẩy thay dấu phẩy giữa các đối số

Ví dụ kiểm tra

Hóa đơn INV-038, khách Nha khoa Bờ Bắc, xuất ngày 01/9, hạn 14 ngày → đến hạn 15/9. Hôm nay 20/10, chưa trả → Quá hạn, 35 ngày.