成果範例
Spreadsheet template: invoice tracker for a small agency
Sheet layout — tab "Invoices"
| Column | Header | Filled by |
|---|---|---|
| A | Invoice # | You |
| B | Client | You (drop-down from tab "Clients") |
| C | Issue date | You |
| D | Amount | You |
| E | Payment terms (days) | Formula |
| F | Due date | Formula |
| G | Paid on | You (leave empty until paid) |
| H | Status | Formula |
| I | Days overdue | Formula |
Formulas (excerpt, 6 of 10)
E2 — payment terms from the client list
=IFERROR(VLOOKUP(B2, Clients!A:C, 3, FALSE), 30)
Looks up the client's terms in the "Clients" tab; if the client isn't there, uses 30 days.
F2 — due date
=IF(C2="", "", C2 + E2)
Adds the terms to the issue date. Stays empty for blank rows.
H2 — status
=IF(C2="", "", IF(G2<>"", "Paid", IF(TODAY()>F2, "Overdue", "Open")))
Paid if a payment date is entered; otherwise Overdue after the due date, else Open.
I2 — days overdue
=IF(H2="Overdue", TODAY() - F2, "")
Dashboard!B2 — total outstanding
=SUMIFS(Invoices!D:D, Invoices!H:H, "<>Paid", Invoices!C:C, "<>")
Dashboard!A5 — balance by client (one formula fills the table)
=QUERY(Invoices!B:H, "select B, sum(D) where H <> 'Paid' and B is not null group by B order by sum(D) desc label sum(D) 'Owed'", 1)
Where to paste
- Put E2, F2, H2 and I2 in row 2 of "Invoices", then drag down to row 500
- Paste the two Dashboard formulas once; they update by themselves
- Conditional formatting on H2:H500: text is "Overdue" → light red fill
Edge cases handled
- Partly paid invoice: add a row with the remaining amount and a new number like INV-041b
- Client renamed: change it only in "Clients"; the drop-down keeps rows consistent
- Excel instead of Sheets: all formulas work except QUERY; use a PivotTable on columns B, D, H instead
Check example
Invoice INV-038, client Northside Dental, issued Sep 1, terms 14 days → due Sep 15. Today Oct 20, not paid → Overdue, 35 days.
Client: a 4-person video production studio. Tool: Google Sheets. Task: "We lose track of who has paid. We need one sheet that shows overdue invoices and how much each client owes."
客戶與所有細節皆為虛構。
關於此服務
擁有幾間出租公寓的房東，常把租金記在筆記本、押金記在電子郵件、修繕記在腦子裡，直到報稅時或與房客發生糾紛。我們為 Excel 或 Google 試算表設計租賃物件追蹤表：物件與房客、租約日期、應收與實收租金及欠繳、押金，以及每個物件的修繕費用。公式會顯示誰遲繳、哪些租約即將到期，以及每個物件的淨收入；這是記帳工具，並非稅務建議。
包含內容
- 您會收到公式、追蹤表版面（工作表、欄位、標題與以 CSV 文字呈現的範例列）及設定步驟；進階版另提供一鍵列出逾期租金的 Apps Script 或 VBA 程式碼。所有內容皆以文字呈現在訂單頁面；我們不會提供現成的試算表檔案。
- 租金與欠繳每位房客的應收、實收與餘額
- 租約日期標示即將到期的租約
- 押金已收、已退與扣除
- 修繕與費用依物件與類別
- 淨收入依物件與年度
服務流程
- 1需求說明您說明物件與付款情形
- 2追蹤表我們撰寫版面與公式
- 3修正若在您的資料上出現問題，我們會在方案範圍內修正
需要您提供的資料
有多少物件與房客、租金如何支付（每月、每週）、使用 Excel 還是 Google 試算表，以及您想記錄哪些費用。
我們會詢問您：
- 您有多少物件與房客？
- 租金如何及何時支付？
- 追蹤表應記錄哪些費用？
- 您使用 Excel 還是 Google 試算表？
比較方案
付款保障
下單時付款，但只有在驗收成果後，款項才會撥付。
- 固定價格付款後，方案價格不會變動。
- 款項先行保留付款時，金額只會先保留，在您驗收後才會撥付給服務。
- 交付前檢查每份成果在交到您手上之前都會經過品質檢查，您也可以在驗收前於訂單頁面查看成果。
- 免費修改在需求說明範圍內，可依方案允許的次數提出修改。
- 3 天後自動驗收若您在交付後 3 天內未驗收也未提出修改，成果將自動驗收。若您在交付後於訂單聊天室留言，訂單會暫停自動驗收；我們回覆後，可能會重新起算 3 天，並會在聊天室中告知。
- 重新製作或全額退款若成果不符合您的需求說明且修改後仍未改善，或製作時間超過交付期限的兩倍，請在訂單聊天室留言：我們將重新製作，或全額退還款項。
常見問題
會幫我計算稅額嗎？
它會依年度彙總收入與費用，有助於報稅，但稅務規定須由您或您的會計師套用。這並非稅務建議。
可以向房客發送提醒嗎？
本服務不包含。進階版的程式碼會為您列出逾期租金；發送訊息仍由您自行處理。
之後可以新增更多物件嗎？
可以，版面設計成新增物件只需新增一列，公式會自動納入。
沒有找到您要的答案？