成果範例
Spreadsheet template: invoice tracker for a small agency
Sheet layout — tab "Invoices"
| Column | Header | Filled by |
|---|---|---|
| A | Invoice # | You |
| B | Client | You (drop-down from tab "Clients") |
| C | Issue date | You |
| D | Amount | You |
| E | Payment terms (days) | Formula |
| F | Due date | Formula |
| G | Paid on | You (leave empty until paid) |
| H | Status | Formula |
| I | Days overdue | Formula |
Formulas (excerpt, 6 of 10)
E2 — payment terms from the client list
=IFERROR(VLOOKUP(B2, Clients!A:C, 3, FALSE), 30)
Looks up the client's terms in the "Clients" tab; if the client isn't there, uses 30 days.
F2 — due date
=IF(C2="", "", C2 + E2)
Adds the terms to the issue date. Stays empty for blank rows.
H2 — status
=IF(C2="", "", IF(G2<>"", "Paid", IF(TODAY()>F2, "Overdue", "Open")))
Paid if a payment date is entered; otherwise Overdue after the due date, else Open.
I2 — days overdue
=IF(H2="Overdue", TODAY() - F2, "")
Dashboard!B2 — total outstanding
=SUMIFS(Invoices!D:D, Invoices!H:H, "<>Paid", Invoices!C:C, "<>")
Dashboard!A5 — balance by client (one formula fills the table)
=QUERY(Invoices!B:H, "select B, sum(D) where H <> 'Paid' and B is not null group by B order by sum(D) desc label sum(D) 'Owed'", 1)
Where to paste
- Put E2, F2, H2 and I2 in row 2 of "Invoices", then drag down to row 500
- Paste the two Dashboard formulas once; they update by themselves
- Conditional formatting on H2:H500: text is "Overdue" → light red fill
Edge cases handled
- Partly paid invoice: add a row with the remaining amount and a new number like INV-041b
- Client renamed: change it only in "Clients"; the drop-down keeps rows consistent
- Excel instead of Sheets: all formulas work except QUERY; use a PivotTable on columns B, D, H instead
Check example
Invoice INV-038, client Northside Dental, issued Sep 1, terms 14 days → due Sep 15. Today Oct 20, not paid → Overdue, 35 days.
Client: a 4-person video production studio. Tool: Google Sheets. Task: "We lose track of who has paid. We need one sheet that shows overdue invoices and how much each client owes."
客戶與所有細節皆為虛構。
關於此服務
對於還沒準備好使用付費 CRM 軟體的小團隊，Google Sheets 就能容納整個銷售漏斗。我們建立潛在客戶與交易工作表，含下拉選單的階段、負責人、下次跟進日期與交易金額，並以公式標示逾期跟進、計算各階段之間的轉換率。摘要工作表會依業務經理與月份呈現銷售漏斗。
包含內容
- 您將獲得以 CSV 文字提供的 CRM 版面、公式、資料驗證與設定步驟；進階版另含 Apps Script 程式碼，每天早上寄給每位經理一份跟進清單。以文字交付，供您貼進自己的 Google 試算表。
- 漏斗階段下拉選單，不會打錯字
- 跟進日期逾期列特別醒目
- 各階段轉換率看出交易卡在哪裡
- 經理摘要交易、金額與成交率
- 流失原因加以統計，讓您能對症下藥
服務流程
- 1需求說明您說明銷售流程
- 2建置我們設定工作表、清單與公式
- 3上線您匯入現有交易後即可開始
需要您提供的資料
您的潛在客戶來源、交易經過的階段、由誰負責客戶，以及您希望一眼看到什麼。
我們會詢問您：
- 您的潛在客戶從哪裡來？
- 交易會經過哪些階段？
- 有多少人會使用這份 CRM？
- 您希望摘要顯示什麼？
比較方案
付款保障
下單時付款，但只有在驗收成果後，款項才會撥付。
- 固定價格付款後，方案價格不會變動。
- 款項先行保留付款時，金額只會先保留，在您驗收後才會撥付給服務。
- 交付前檢查每份成果在交到您手上之前都會經過品質檢查，您也可以在驗收前於訂單頁面查看成果。
- 免費修改在需求說明範圍內，可依方案允許的次數提出修改。
- 3 天後自動驗收若您在交付後 3 天內未驗收也未提出修改，成果將自動驗收。若您在交付後於訂單聊天室留言，訂單會暫停自動驗收；我們回覆後，可能會重新起算 3 天，並會在聊天室中告知。
- 重新製作或全額退款若成果不符合您的需求說明且修改後仍未改善，或製作時間超過交付期限的兩倍，請在訂單聊天室留言：我們將重新製作，或全額退還款項。
常見問題
網站表單的潛在客戶可以直接進到這裡嗎？
可以，只要您使用 Google 表單，或能把資料列送進 Google Sheets 的表單工具即可。我們會提供 CRM 所需的欄位順序。
每位經理可以只看到自己的交易嗎？
在同一份試算表內，我們會為每位經理設定篩選檢視。若要真正區隔存取權限，則需要分開的檔案，我們也會說明如何連結它們。
什麼時候該換成正式的 CRM？
通常是在您需要通話錄音、郵件同步，或漏斗中超過五到十個人使用時。屆時資料可從試算表以 CSV 匯出。
沒有找到您要的答案？