成果範例
Spreadsheet template: invoice tracker for a small agency
Sheet layout — tab "Invoices"
| Column | Header | Filled by |
|---|---|---|
| A | Invoice # | You |
| B | Client | You (drop-down from tab "Clients") |
| C | Issue date | You |
| D | Amount | You |
| E | Payment terms (days) | Formula |
| F | Due date | Formula |
| G | Paid on | You (leave empty until paid) |
| H | Status | Formula |
| I | Days overdue | Formula |
Formulas (excerpt, 6 of 10)
E2 — payment terms from the client list
=IFERROR(VLOOKUP(B2, Clients!A:C, 3, FALSE), 30)
Looks up the client's terms in the "Clients" tab; if the client isn't there, uses 30 days.
F2 — due date
=IF(C2="", "", C2 + E2)
Adds the terms to the issue date. Stays empty for blank rows.
H2 — status
=IF(C2="", "", IF(G2<>"", "Paid", IF(TODAY()>F2, "Overdue", "Open")))
Paid if a payment date is entered; otherwise Overdue after the due date, else Open.
I2 — days overdue
=IF(H2="Overdue", TODAY() - F2, "")
Dashboard!B2 — total outstanding
=SUMIFS(Invoices!D:D, Invoices!H:H, "<>Paid", Invoices!C:C, "<>")
Dashboard!A5 — balance by client (one formula fills the table)
=QUERY(Invoices!B:H, "select B, sum(D) where H <> 'Paid' and B is not null group by B order by sum(D) desc label sum(D) 'Owed'", 1)
Where to paste
- Put E2, F2, H2 and I2 in row 2 of "Invoices", then drag down to row 500
- Paste the two Dashboard formulas once; they update by themselves
- Conditional formatting on H2:H500: text is "Overdue" → light red fill
Edge cases handled
- Partly paid invoice: add a row with the remaining amount and a new number like INV-041b
- Client renamed: change it only in "Clients"; the drop-down keeps rows consistent
- Excel instead of Sheets: all formulas work except QUERY; use a PivotTable on columns B, D, H instead
Check example
Invoice INV-038, client Northside Dental, issued Sep 1, terms 14 days → due Sep 15. Today Oct 20, not paid → Overdue, 35 days.
Client: a 4-person video production studio. Tool: Google Sheets. Task: "We lose track of who has paid. We need one sheet that shows overdue invoices and how much each client owes."
客戶與所有細節皆為虛構。
關於此服務
當多人在同一份試算表中輸入時，同一欄位會出現「NY」、「New York」和「new york 」，日期變成文字，總計怎麼也加不起來。我們為您建立防護機制：下拉清單、第二個清單隨第一個而變的相依下拉選單、日期、數字與 ID 的輸入規則，以及標示缺漏或異常值的條件式格式。您會收到 Excel 或 Google 試算表中每個欄位的精確設定，讓試算表從此保持整潔。
包含內容
- 您會收到每個欄位的設定（清單來源、規則、錯誤訊息）與條件式格式規則及其使用的公式，另附 Excel 或 Google 試算表的逐步說明。所有內容皆以文字呈現在訂單頁面；我們不會提供現成的試算表檔案。
- 下拉清單來自某個範圍，存放在隱藏的工作表
- 相依下拉選單標準版起：先選國家再選城市
- 輸入規則日期、數字、長度、唯一 ID
- 錯誤訊息說明該輸入什麼的親切文字
- 醒目標示規則空白、重複與超出範圍的值
服務流程
- 1需求說明您提供試算表與規則
- 2設定我們逐欄撰寫規則
- 3修正若在您的資料上出現問題，我們會在方案範圍內修正
需要您提供的資料
試算表的截圖，或以文字貼上的幾列資料（或直接附上活頁簿）、使用 Excel 還是 Google 試算表，以及每個欄位應接受什麼。
我們會詢問您：
- 您使用 Excel 還是 Google 試算表？
- 哪些欄位需要下拉選單？有哪些選項？
- 有任何清單需要依賴另一個清單嗎？
- 哪些內容需要醒目標示？
比較方案
付款保障
下單時付款，但只有在驗收成果後，款項才會撥付。
- 固定價格付款後，方案價格不會變動。
- 款項先行保留付款時，金額只會先保留，在您驗收後才會撥付給服務。
- 交付前檢查每份成果在交到您手上之前都會經過品質檢查，您也可以在驗收前於訂單頁面查看成果。
- 免費修改在需求說明範圍內，可依方案允許的次數提出修改。
- 3 天後自動驗收若您在交付後 3 天內未驗收也未提出修改，成果將自動驗收。若您在交付後於訂單聊天室留言，訂單會暫停自動驗收；我們回覆後，可能會重新起算 3 天，並會在聊天室中告知。
- 重新製作或全額退款若成果不符合您的需求說明且修改後仍未改善，或製作時間超過交付期限的兩倍，請在訂單聊天室留言：我們將重新製作，或全額退還款項。
常見問題
會修正試算表中已有的資料嗎？
規則只適用於新輸入的內容。我們會加入一條醒目標示規則，顯示現有的不良值，讓您自行清理。
可以寄活頁簿而不是截圖嗎？
可以，請附上 Excel 檔案。我們能看到欄位與值；現有的下拉選單與顏色不會被讀取，因此請在需求說明中提及。
別人還是可以貼上資料覆蓋規則嗎？
在這兩種軟體中，貼上都可能繞過驗證。我們會附上保護試算表、僅允許編輯輸入儲存格的步驟。
沒有找到您要的答案？