خطاب اعتذار للعملاء بعد حادثة

النسخة (أ): مهذبة وواضحة

الموضوع: الفاتورتان SL-0412 وSL-0419: الدفع متأخر 34 يومًا

السيدة [اسم العائلة] المحترمة،

نشكركم مجددًا على عرض أكواب مجموعتنا الخريفية في واجهة متجركم. لقد تواصل معنا عدد من زبائنكم الذين تعرّفوا إلينا من خلالكم، ونحن نقدّر هذه الشراكة كثيرًا.

أكتب إليكم بخصوص فاتورتين ما زالتا مفتوحتين:

لم نستلم حتى الآن سداد أيٍّ منهما، ولم نتلقَّ ردًّا على تذكيرنا المؤرخ 1 أكتوبر. إن كنتم قد أرسلتم المبلغ بالفعل فلكم جزيل الشكر، ونرجو إعلامنا بتاريخ التحويل لمطابقته.

هل يمكنكم تسديد المبلغ الإجمالي $2,105.50 في موعد أقصاه [تاريخ بعد 7 أيام من الإرسال]؟ التفاصيل البنكية مدوّنة أسفل الفاتورتين. وإن كان الدفع على دفعتين أيسر لكم، فيسعدنا ذلك؛ يكفي الرد على هذا البريد بتاريخ كل دفعة.

نودّ أن نخطط معكم لطلبية الشتاء، ويمكننا تأكيد المجموعة الجديدة فور تسوية الحساب.

مع خالص التحية، [اسمك] استوديو صلصال | [رقم الهاتف]

النسخة (ب): حازمة (الفقرات المتغيّرة)

الموضوع: تذكير أخير: مبلغ $2,105.50 متأخر منذ سبتمبر

رغم تذكيرنا في 1 أكتوبر، ما زالت الفاتورتان SL-0412 وSL-0419 غير مسددتين، وقد تجاوزتا تاريخ الاستحقاق بـ34 يومًا.

يُرجى سداد كامل المبلغ $2,105.50 في موعد أقصاه [التاريخ]. إلى حين تسوية الحساب، لن نتمكن من شحن طلبيات جديدة، بما فيها مجموعة الشتاء المحجوزة لكم.

إذا لم نستلم الدفعة أو ردًّا بحلول ذلك التاريخ، فسنطبّق غرامة التأخير المنصوص عليها في شروط التعامل التجاري (البند 5)، ونحيل الأمر إلى شريكنا في التحصيل.

ملاحظات لك

• أرسل النسخة (أ) أولًا. إن لم يصلك رد خلال 7 أيام، فأرسل النسخة (ب).
• املأ الحقول بين القوسين المعقوفين وتأكد من مطابقة المبالغ لسجلاتك.
• لا تذكر غرامة التأخير إلا إذا كانت واردة فعلًا في الشروط التي وقّعها العميل.