BetaalbeschermingDetails
- Revisies binnen het pakket zijn gratis.
- Reageer je niet binnen 3 dagen na levering, dan wordt het werk automatisch goedgekeurd.
Het geld wordt bij betaling gereserveerd en pas vrijgegeven als je het werk goedkeurt.
Voorbeeldresultaat
Business letter: payment reminder to a wholesale client
Version A: polite but clear
Subject: Invoices HOC-0412 and HOC-0419: payment now 34 days overdue
Dear Ms. [Surname],
Thank you again for featuring our autumn mugs in your window display. We have heard from several of your customers who found us through your shop, and we value the partnership.
I am writing about two invoices that remain open:
| Invoice | Date | Amount | Due date |
|---|---|---|---|
| HOC-0412 | 2 September | $1,240.00 | 16 September |
| HOC-0419 | 9 September | $865.50 | 23 September |
| Total | $2,105.50 |
We have not yet received payment for either of them, and our reminder of 1 October went unanswered. If payment has already been sent, please accept our thanks and let me know the date so we can match it.
Could you please settle the total of $2,105.50 by [date, 7 days from sending]? Bank details are at the bottom of both invoices. If a split payment would be easier, reply to this email with a date for each part and we will gladly agree it.
We would like to plan your winter order together, and we can confirm the new collection as soon as the account is up to date.
Kind regards, [Your name] Hollow Oak Ceramics | [phone]
Version B: firm (changed paragraphs)
Subject: Final reminder: $2,105.50 overdue since September
Despite our reminder of 1 October, invoices HOC-0412 and HOC-0419 remain unpaid, now 34 days past their due dates.
Please pay the full $2,105.50 by [date]. Until the account is settled, we are unable to dispatch new orders, including the winter collection reserved for you.
If we do not receive payment or a reply by that date, we will apply the late fee set out in our terms of trade (section 5) and pass the matter to our collections partner.
Notes for you
- Use Version A first. If there is no reply within 7 days, send Version B.
- Fill in the bracketed fields and check that the invoice amounts match your records.
- Only mention the late fee if it really is in the terms the client signed.
Client: Hollow Oak Ceramics, a small pottery studio selling to gift shops Situation: a retail partner has not paid two invoices, now 34 days overdue. The studio wants the money, but also wants to keep the shop as a client. Delivered: one letter in two tones. Version A is below in full; Version B shows the paragraphs that change.
De klant en alle details zijn verzonnen.
Over deze dienst
Een klacht levert resultaat op als ze kort en feitelijk is en om één ding vraagt voor een vaste datum. Zo schrijven wij haar: wat je kocht, wat er misging, wat je al probeerde, wat je wilt (terugbetaling, vervanging of reparatie) en wat je gaat doen als er geen antwoord komt, zoals een terugboeking of een klacht bij een toezichthouder. De toon blijft vastberaden en beleefd, en klantenservices schalen die sneller op dan boze berichten.
Wat is inbegrepen
- Wat je krijgtEen klachtbrief of eis tot terugbetaling met een tijdlijn, je verzoek en een uiterste datum, klaar om per e-mail of post te versturen. Geleverd als tekst en als bestand.
- Duidelijke tijdlijnData van aankoop, probleem en contactmomenten
- Eén concrete eisTerugbetaling, vervanging, reparatie of tegoed
- Uiterste datum voor antwoordEen redelijke datum, duidelijk vermeld
- Vervolgstappen bij negerenTerugboeking, toezichthouder of ombudsman
- Vastberaden, beleefde toonSerieus genomen, niet weggewuifd
Hoe het werkt
- 1Wat er gebeurdeJe beschrijft de aankoop en het probleem
- 2BriefWij schrijven de klacht met een duidelijke eis
- 3VersturenJe verstuurt hem en bewaart een kopie
Wat we van je nodig hebben
Het bedrijf, wat je kocht en wanneer, order- of ticketnummers, wat er misging, wat je al probeerde en wat je terug wilt.
We vragen je:
- Wat heb je gekocht, bij wie en wanneer?
- Wat ging er mis en wat heb je al geprobeerd?
- Wat wil je precies van het bedrijf?
- In welk land zit je en in welk land zit het bedrijf?
Pakketten vergelijken
| Pakketten | BasisEén klachtbrief€ 11 | StandaardUitgebreide klacht€ 23 | PremiumKlacht en 2 vervolgbrieven€ 40 |
|---|---|---|---|
| Levertijd | 1 dag | 2 dagen | 3 dagen |
| Revisies | 1 | 2 | 3 |
| Brieven | 1 | 1 | 3 |
| Lengte | tot 1 pagina | tot 2 pagina’s | tot 2 pagina’s per stuk |
| Vervolgbrieven | geen | geen | 2 |
| Bestellen Basis | Bestellen Standaard | Bestellen Premium |
Betaalbescherming
Je betaalt bij het bestellen, maar het geld wordt alleen vrijgegeven voor goedgekeurd werk.
- Vaste prijsDe prijs van het pakket verandert niet meer nadat je hebt betaald.
- Het geld wordt gereserveerdBij betaling wordt het bedrag alleen gereserveerd. Het gaat pas naar de dienst als je het werk goedkeurt.
- Gecontroleerd vóór leveringElk resultaat doorloopt een kwaliteitscontrole voordat het bij jou komt, en je ziet het op de bestelpagina voordat je het goedkeurt.
- Gratis revisiesVraag wijzigingen binnen je briefing aan, zo vaak als het pakket toestaat.
- Goedkeuring na 3 dagenKeur je het werk binnen 3 dagen na levering niet goed en vraag je ook geen wijzigingen, dan wordt het automatisch goedgekeurd. Schrijf je na levering in de chat van de bestelling, dan wacht de bestelling; zodra we hebben geantwoord, kunnen we de 3 dagen opnieuw laten ingaan en melden we dat in de chat.
- Opnieuw doen of volledige terugbetalingPast het resultaat niet bij je briefing en hebben de revisies dat niet opgelost, of duurt het werk meer dan twee keer zo lang als de levertijd, schrijf dan in de chat van de bestelling: we doen het werk opnieuw of betalen het volledige bedrag terug.
Vragen en antwoorden
Is dit een formele juridische claim?
Nee. Het is een duidelijke klachtbrief, geen juridisch advies. Vraag bij rechtszaken of grote bedragen een jurist naar de regels.
Kunnen jullie een terugbetaling garanderen?
Nee. Het bedrijf beslist; een goed opgebouwde brief is moeilijker te negeren.
Versturen jullie hem voor mij?
Nee. Je verstuurt hem zelf, bij voorkeur op een manier die een bewijs achterlaat, zoals e-mail of post met tracking.
Staat je antwoord er niet bij?