BetaalbeschermingDetails
- Revisies binnen het pakket zijn gratis.
- Reageer je niet binnen 3 dagen na levering, dan wordt het werk automatisch goedgekeurd.
Het geld wordt bij betaling gereserveerd en pas vrijgegeven als je het werk goedkeurt.
Voorbeeldresultaat
Process review: order-to-delivery at a custom furniture workshop
Current process map (order intake → production)
- Customer sends an inquiry via website form, phone or Instagram DM
- Owner (Dan) replies personally, often 1–3 days later
- Dan measures on site, sketches by hand, photographs the sketch
- Quote typed in a Word template, emailed as PDF
- Customer pays 50% deposit by bank transfer; Dan checks the bank app manually
- Sketch and notes handed to the shop lead on paper
- Shop lead orders wood by phone; adds job to the whiteboard
Bottlenecks and losses
| Problem | Where | Impact |
|---|---|---|
| All inquiries go through one person | Steps 1–2 | ~20% of inquiries never get a reply; slow first response |
| Paper handoff to the shop | Step 6 | 3 rework cases last quarter due to lost or misread dimensions |
| Deposit checked by hand | Step 5 | Jobs start late; once a job started without a deposit |
| Whiteboard is the only schedule | Step 7 | Delivery dates promised without seeing the load |
Improved process
- All channels lead to one shared inbox; office manager replies within 4 working hours with a booking link for measurement
- Measurements entered into a job card (shared spreadsheet or simple CRM): dimensions, wood, finish, photos
- Quote generated from a price sheet with standard options; Dan approves only non-standard items
- Office manager confirms the deposit and marks the job card "Ready for production"
- Shop lead takes jobs only from the "Ready" column; materials ordered from the card
- Delivery date given only after the job is placed on the shared schedule
Simple metrics to track
- First response time — target: under 4 working hours
- Inquiry → paid deposit conversion — current estimate 25%, target 35%
- Rework cases per month — target: 0–1
- On-time delivery — target: 90%
Step-by-step plan
- Week 1: set up a shared inbox and a job card template
- Week 2: build a price sheet with the 12 most common options
- Week 3: move the whiteboard to a shared schedule; train the shop lead
- Week 4: review the first 10 orders against the new metrics
Client: Oak & Pine Studio, a 9-person workshop making custom tables and shelving. Processes reviewed: order intake, production scheduling, delivery and installation.
De klant en alle details zijn verzonnen.
Over deze dienst
Teams op afstand verdrinken in dezelfde paar problemen: te veel gesprekken zonder besluiten, belangrijke antwoorden begraven in chatdraden en taken die zonder context over tijdzones worden overgedragen, zodat iemand een dag op antwoord wacht. Wij brengen in kaart hoe je team plant, communiceert en werk overdraagt: vergaderingen, chatkanalen, taaktools, documenten en de overlappende uren tussen locaties. Je krijgt eenvoudige regels voor wat in een gesprek, een chat of een taak hoort, een vergaderplan, een overdrachtssjabloon en cijfers om te volgen, zoals tijd die wordt gewacht op antwoorden.
Wat is inbegrepen
- Wat je krijgtEen schriftelijke review: je huidige communicatie- en overdrachtsstroom, een tabel van verspilde vergaderingen en verloren besluiten, de verbeterde routine met kanaalregels en een vergaderplan, meetwaarden en een veranderplan.
- CommunicatiekaartGesprekken, chats, taken en documenten zoals ze nu worden gebruikt
- KanaalregelsWat hoort in een gesprek, chat, taak of document
- VergaderplanWelke gesprekken je houdt, inkort of vervangt
- Overdrachten over tijdzonesEen sjabloon zodat werk doorgaat zonder wachten
- TeamcijfersVergaderuren, wachten op antwoorden, gemiste deadlines
Hoe het werkt
- 1BriefingJe beschrijft je team, tools en vergaderingen
- 2ReviewWij vinden verloren tijd en verloren besluiten
- 3PlanJe krijgt de nieuwe routine en regels
Wat we van je nodig hebben
Teamgrootte en locaties of tijdzones, je vaste vergaderingen, chat- en taaktools, hoe werk wordt overgedragen, waar mensen wachten of informatie missen, en schermafbeeldingen van je kanalenlijst of agenda.
We vragen je:
- Hoeveel mensen zitten er in het team, en in welke tijdzones?
- Welke vaste vergaderingen heb je?
- Welke chat-, taak- en documenttools gebruik je?
- Waar gaat het verloren of loopt het vertraging op?
Pakketten vergelijken
| Pakketten | BasisEén teamroutine€ 17 | StandaardVergaderingen, chats en overdrachten€ 35 | PremiumHele opzet op afstand, plan voor 90 dagen€ 70 |
|---|---|---|---|
| Levertijd | 1 dag | 2 dagen | 4 dagen |
| Revisies | 1 | 2 | 3 |
| Processen | 1 | maximaal 3 | maximaal 6 |
| Meetwaarden om te volgen | maximaal 3 | maximaal 6 | maximaal 10 |
| Verbeterplan | Stap voor stap | Stap voor stap | 90 dagen, week voor week |
| Bestellen Basis | Bestellen Standaard | Bestellen Premium |
Betaalbescherming
Je betaalt bij het bestellen, maar het geld wordt alleen vrijgegeven voor goedgekeurd werk.
- Vaste prijsDe prijs van het pakket verandert niet meer nadat je hebt betaald.
- Het geld wordt gereserveerdBij betaling wordt het bedrag alleen gereserveerd. Het gaat pas naar de dienst als je het werk goedkeurt.
- Gecontroleerd vóór leveringElk resultaat doorloopt een kwaliteitscontrole voordat het bij jou komt, en je ziet het op de bestelpagina voordat je het goedkeurt.
- Gratis revisiesVraag wijzigingen binnen je briefing aan, zo vaak als het pakket toestaat.
- Goedkeuring na 3 dagenKeur je het werk binnen 3 dagen na levering niet goed en vraag je ook geen wijzigingen, dan wordt het automatisch goedgekeurd. Schrijf je na levering in de chat van de bestelling, dan wacht de bestelling; zodra we hebben geantwoord, kunnen we de 3 dagen opnieuw laten ingaan en melden we dat in de chat.
- Opnieuw doen of volledige terugbetalingPast het resultaat niet bij je briefing en hebben de revisies dat niet opgelost, of duurt het werk meer dan twee keer zo lang als de levertijd, schrijf dan in de chat van de bestelling: we doen het werk opnieuw of betalen het volledige bedrag terug.
Vragen en antwoorden
Richten jullie ons Slack of Notion in?
Nee. We beschrijven de kanaalstructuur en regels; je team maakt ze aan.
Gaat dit ook over het volgen van prestaties?
Nee. We kijken naar hoe werk tussen mensen stroomt, niet naar het controleren van individuen.
Wij zijn een hybride team. Past dit?
Ja. We nemen mee hoe collega's op kantoor en op afstand besluiten delen, zodat niemand buiten de boot valt.
Staat je antwoord er niet bij?