成果範例
標準版方案範例
Process review: order-to-delivery at a custom furniture workshop
Current process map (order intake → production)
- Customer sends an inquiry via website form, phone or Instagram DM
- Owner (Dan) replies personally, often 1–3 days later
- Dan measures on site, sketches by hand, photographs the sketch
- Quote typed in a Word template, emailed as PDF
- Customer pays 50% deposit by bank transfer; Dan checks the bank app manually
- Sketch and notes handed to the shop lead on paper
- Shop lead orders wood by phone; adds job to the whiteboard
Bottlenecks and losses
| Problem | Where | Impact |
|---|---|---|
| All inquiries go through one person | Steps 1–2 | ~20% of inquiries never get a reply; slow first response |
| Paper handoff to the shop | Step 6 | 3 rework cases last quarter due to lost or misread dimensions |
| Deposit checked by hand | Step 5 | Jobs start late; once a job started without a deposit |
| Whiteboard is the only schedule | Step 7 | Delivery dates promised without seeing the load |
Improved process
- All channels lead to one shared inbox; office manager replies within 4 working hours with a booking link for measurement
- Measurements entered into a job card (shared spreadsheet or simple CRM): dimensions, wood, finish, photos
- Quote generated from a price sheet with standard options; Dan approves only non-standard items
- Office manager confirms the deposit and marks the job card "Ready for production"
- Shop lead takes jobs only from the "Ready" column; materials ordered from the card
- Delivery date given only after the job is placed on the shared schedule
Simple metrics to track
- First response time — target: under 4 working hours
- Inquiry → paid deposit conversion — current estimate 25%, target 35%
- Rework cases per month — target: 0–1
- On-time delivery — target: 90%
Step-by-step plan
- Week 1: set up a shared inbox and a job card template
- Week 2: build a price sheet with the 12 most common options
- Week 3: move the whiteboard to a shared schedule; train the shop lead
- Week 4: review the first 10 orders against the new metrics
Client: Oak & Pine Studio, a 9-person workshop making custom tables and shelving. Processes reviewed: order intake, production scheduling, delivery and installation.
客戶與所有細節皆為虛構。
關於此服務
遠距團隊總是淹沒在同樣幾個問題裡：開了太多沒有結論的會議、重要的答覆埋在聊天串中，以及跨時區交接任務卻沒有背景資訊，結果有人要等一天才能得到回覆。我們描繪團隊如何規劃、溝通與交接工作：會議、聊天頻道、任務工具、文件，以及各地之間重疊的工作時段。您會得到簡單的規則，說明什麼事該開會、聊天或建立任務，另有會議計畫、交接範本，以及等待答覆時間等值得追蹤的數字。
包含內容
- 您將獲得一份書面檢視報告：您目前的溝通與交接流程、無效會議與遺失決策的表格、含頻道規則與會議計畫的改善後常規、指標與調整計畫。
- 溝通流程圖目前實際使用的通話、聊天、任務與文件
- 頻道規則什麼事屬於通話、聊天、任務或文件
- 會議計畫哪些會議保留、縮短或取代
- 跨時區交接讓工作不必等待就能進行的範本
- 團隊指標會議時數、等待答覆時間、錯過的期限
服務流程
- 1需求說明您描述團隊、工具與會議
- 2檢視我們找出流失的時間與遺失的決策
- 3計畫您取得新常規與規則
需要您提供的資料
團隊規模與所在地點或時區、您固定的會議、聊天與任務工具、工作如何交接、大家在哪裡等待或漏掉資訊，以及頻道清單或行事曆的截圖。
我們會詢問您：
- 團隊有多少人？分布在哪些時區？
- 您有哪些固定會議？
- 您使用哪些聊天、任務與文件工具？
- 事情在哪裡遺失或延誤？
比較方案
付款保障
下單時付款，但只有在驗收成果後，款項才會撥付。
- 固定價格付款後，方案價格不會變動。
- 款項先行保留付款時，金額只會先保留，在您驗收後才會撥付給服務。
- 交付前檢查每份成果在交到您手上之前都會經過品質檢查，您也可以在驗收前於訂單頁面查看成果。
- 免費修改在需求說明範圍內，可依方案允許的次數提出修改。
- 3 天後自動驗收若您在交付後 3 天內未驗收也未提出修改，成果將自動驗收。若您在交付後於訂單聊天室留言，訂單會暫停自動驗收；我們回覆後，可能會重新起算 3 天，並會在聊天室中告知。
- 重新製作或全額退款若成果不符合您的需求說明且修改後仍未改善，或製作時間超過交付期限的兩倍，請在訂單聊天室留言：我們將重新製作，或全額退還款項。
常見問題
你們會幫我們設定 Slack 或 Notion 嗎？
不會。我們會說明頻道架構與規則；由您的團隊建立。
這涵蓋績效追蹤嗎？
不涵蓋。我們檢視的是工作如何在人與人之間流動，而不是監控個人。
我們是混合辦公團隊，適用嗎？
適用。我們會涵蓋辦公室與遠距同事如何共享決策，確保沒有人被排除在外。
沒有找到您要的答案？