Ochrona płatnościSzczegóły
- Poprawki w ramach pakietu są bezpłatne.
- Jeśli nie odpowiesz w ciągu 3 dni od dostarczenia pracy, zostanie ona zaakceptowana automatycznie.
Pieniądze są rezerwowane w chwili płatności i przekazywane dopiero po akceptacji pracy.
Przykładowy rezultat
Analiza procesu: od zamówienia do dostawy w stolarni mebli na wymiar
Mapa obecnego procesu (zamówienie → produkcja)
- Klient pisze przez formularz na stronie, dzwoni lub wysyła wiadomość na Instagramie
- Właściciel (Damian) odpowiada osobiście, często po 1–3 dniach
- Damian mierzy na miejscu, szkicuje odręcznie, fotografuje szkic
- Wycenę wpisuje do szablonu w Wordzie i wysyła mailem jako PDF
- Klient wpłaca 50% zaliczki przelewem; Damian ręcznie sprawdza aplikację banku
- Szkic i notatki trafiają do kierownika warsztatu na papierze
- Kierownik zamawia drewno telefonicznie i dopisuje zlecenie na tablicy
Wąskie gardła i straty
| Problem | Gdzie | Skutek |
|---|---|---|
| Wszystkie zapytania przechodzą przez jedną osobę | Kroki 1–2 | ~20% zapytań bez odpowiedzi; wolny pierwszy kontakt |
| Papierowe przekazanie do warsztatu | Krok 6 | 3 poprawki w ostatnim kwartale przez zgubione lub źle odczytane wymiary |
| Zaliczka sprawdzana ręcznie | Krok 5 | Opóźnione starty; raz zlecenie ruszyło bez zaliczki |
| Tablica to jedyny harmonogram | Krok 7 | Terminy dostaw obiecywane bez wglądu w obłożenie |
Usprawniony proces
- Wszystkie kanały trafiają do jednej wspólnej skrzynki; asystentka biura odpowiada w ciągu 4 godzin roboczych z linkiem do rezerwacji pomiaru
- Wymiary trafiają do karty zlecenia (wspólny arkusz lub prosty CRM): wymiary, drewno, wykończenie, zdjęcia
- Wycena powstaje z cennika ze standardowymi opcjami; Damian zatwierdza tylko pozycje niestandardowe
- Asystentka potwierdza zaliczkę i oznacza kartę jako "Gotowe do produkcji"
- Kierownik warsztatu bierze zlecenia tylko z kolumny "Gotowe"; materiały zamawia na podstawie karty
- Termin dostawy podajemy dopiero po wpisaniu zlecenia do wspólnego harmonogramu
Proste wskaźniki do śledzenia
- Czas pierwszej odpowiedzi — cel: poniżej 4 godzin roboczych
- Konwersja zapytanie → wpłacona zaliczka — obecnie ok. 25%, cel 35%
- Liczba poprawek w miesiącu — cel: 0–1
- Dostawy na czas — cel: 90%
Plan krok po kroku
- Tydzień 1: uruchomić wspólną skrzynkę i szablon karty zlecenia
- Tydzień 2: przygotować cennik z 12 najczęstszymi opcjami
- Tydzień 3: przenieść tablicę do wspólnego harmonogramu; przeszkolić kierownika warsztatu
- Tydzień 4: sprawdzić pierwsze 10 zamówień według nowych wskaźników
Klient: Pracownia Dąb i Sosna, 9-osobowa stolarnia robiąca stoły i regały na wymiar. Analizowane procesy: przyjęcie zamówienia, planowanie produkcji, dostawa i montaż.
Klient i wszystkie dane są wymyślone.
O usłudze
Kolejki zgłoszeń zwalniają z powodów, które rzadko są winą konsultantów: prośby przychodzą pięcioma kanałami, nikt nie wie, kto odpowiada za zgłoszenie, proste pytania są eskalowane, a trudne odbijają się między zespołami. Mapujemy, jak prośba wędruje od pierwszej wiadomości do zamkniętego zgłoszenia, w tym tagi, priorytety i przekazania do sprzedaży, księgowości lub programistów. Otrzymujesz jasne zasady kierowania zgłoszeń, ścieżkę eskalacji, listę pytań wartych gotowej odpowiedzi lub artykułu pomocy oraz wskaźniki do śledzenia.
Co obejmuje usługa
- Co otrzymujeszPisemna analiza: droga zgłoszenia z rolami i kanałami, tabela wolnych miejsc i odbijanych zgłoszeń, zasady kierowania i eskalacji, wskaźniki i plan zmian.
- Droga zgłoszeniaOd pierwszej wiadomości do zamkniętego zgłoszenia
- Zasady kierowaniaKtóra prośba trafia do kogo, według kanału i tematu
- Ścieżka eskalacjiKiedy i jak przekazywać sprawę innym zespołom
- Powtarzające się pytaniaKandydaci na gotowe odpowiedzi i artykuły pomocy
- Metryki obsługi klientaCzas pierwszej odpowiedzi, czas rozwiązania, odsetek ponownych otwarć
Jak to działa
- 1BriefOpisujesz kanały, zespół i problemy
- 2PrzeglądŚledzimy zgłoszenia i znajdujemy odbicia
- 3PlanOtrzymujesz zasady kierowania i kolejne kroki
Czego potrzebujemy od Ciebie
Twoje kanały obsługi i narzędzie helpdesk, wielkość zespołu i zmiany, najczęstsze rodzaje próśb, kto zajmuje się eskalacjami, przybliżony czas odpowiedzi oraz zrzuty ekranu widoku zgłoszenia lub tagów.
Zapytamy Cię:
- Jakimi kanałami kontaktują się z tobą klienci?
- Jakiego helpdesku lub skrzynki używasz?
- Jakie są trzy najczęstsze rodzaje próśb?
- Gdzie zgłoszenia utykają lub się odbijają?
Porównaj pakiety
| Pakiety | PodstawowyJeden przepływ obsługi17 € | StandardDo 3 przepływów35 € | PremiumCały dział obsługi i plan na 90 dni70 € |
|---|---|---|---|
| Termin | 1 dzień | 2 dni | 4 dni |
| Poprawki | 1 | 2 | 3 |
| Procesy obsługi | 1 | do 3 | do 6 |
| Wskaźniki do śledzenia | do 3 | do 6 | do 10 |
| Plan usprawnień | Krok po kroku | Krok po kroku | 90 dni, tydzień po tygodniu |
| Zamów Podstawowy | Zamów Standard | Zamów Premium |
Ochrona płatności
Płacisz przy składaniu zamówienia, ale pieniądze są przekazywane tylko za zaakceptowaną pracę.
- Stała cenaCena pakietu nie zmienia się po zapłacie.
- Pieniądze są zarezerwowanePrzy płatności kwota jest tylko rezerwowana. Serwis otrzymuje ją dopiero po akceptacji pracy.
- Sprawdzone przed dostarczeniemKażdy wynik przechodzi kontrolę jakości, zanim do Ciebie trafi, a przed akceptacją widzisz go na stronie zamówienia.
- Bezpłatne poprawkiProś o poprawki w ramach briefu tyle razy, ile przewiduje pakiet.
- Akceptacja po 3 dniachJeśli w ciągu 3 dni od dostarczenia pracy ani jej nie zaakceptujesz, ani nie poprosisz o poprawki, zostanie zaakceptowana automatycznie. Jeśli po dostarczeniu napiszesz na czacie zamówienia, zamówienie czeka; po naszej odpowiedzi możemy ponownie uruchomić odliczanie 3 dni i poinformujemy o tym na czacie.
- Ponowne wykonanie lub pełny zwrot pieniędzyJeśli wynik nie odpowiada Twojemu briefowi, a poprawki tego nie naprawiły, lub praca trwa ponad dwa razy dłużej niż termin, napisz na czacie zamówienia: wykonamy pracę ponownie albo zwrócimy całą płatność.
Pytania i odpowiedzi
Czy skonfigurujecie nasz helpdesk?
Nie. Opisujemy tagi, kolejki i zasady; twój zespół konfiguruje je w narzędziu.
Czy mogę przesłać prawdziwe zgłoszenia?
Tak, wklej kilka przykładów do briefu lub załącz zrzuty ekranu, usuwając imiona i nazwiska klientów, adresy e-mail i numery telefonów.
Czy piszecie też gotowe odpowiedzi?
Ta analiza wymienia, których potrzebujesz. Ich napisanie to osobne zamówienie.