Ochrona płatnościSzczegóły
- Poprawki w ramach pakietu są bezpłatne.
- Jeśli nie odpowiesz w ciągu 3 dni od dostarczenia pracy, zostanie ona zaakceptowana automatycznie.
Pieniądze są rezerwowane w chwili płatności i przekazywane dopiero po akceptacji pracy.
Przykładowy rezultat
Analiza procesu: od zamówienia do dostawy w stolarni mebli na wymiar
Mapa obecnego procesu (zamówienie → produkcja)
- Klient pisze przez formularz na stronie, dzwoni lub wysyła wiadomość na Instagramie
- Właściciel (Damian) odpowiada osobiście, często po 1–3 dniach
- Damian mierzy na miejscu, szkicuje odręcznie, fotografuje szkic
- Wycenę wpisuje do szablonu w Wordzie i wysyła mailem jako PDF
- Klient wpłaca 50% zaliczki przelewem; Damian ręcznie sprawdza aplikację banku
- Szkic i notatki trafiają do kierownika warsztatu na papierze
- Kierownik zamawia drewno telefonicznie i dopisuje zlecenie na tablicy
Wąskie gardła i straty
| Problem | Gdzie | Skutek |
|---|---|---|
| Wszystkie zapytania przechodzą przez jedną osobę | Kroki 1–2 | ~20% zapytań bez odpowiedzi; wolny pierwszy kontakt |
| Papierowe przekazanie do warsztatu | Krok 6 | 3 poprawki w ostatnim kwartale przez zgubione lub źle odczytane wymiary |
| Zaliczka sprawdzana ręcznie | Krok 5 | Opóźnione starty; raz zlecenie ruszyło bez zaliczki |
| Tablica to jedyny harmonogram | Krok 7 | Terminy dostaw obiecywane bez wglądu w obłożenie |
Usprawniony proces
- Wszystkie kanały trafiają do jednej wspólnej skrzynki; asystentka biura odpowiada w ciągu 4 godzin roboczych z linkiem do rezerwacji pomiaru
- Wymiary trafiają do karty zlecenia (wspólny arkusz lub prosty CRM): wymiary, drewno, wykończenie, zdjęcia
- Wycena powstaje z cennika ze standardowymi opcjami; Damian zatwierdza tylko pozycje niestandardowe
- Asystentka potwierdza zaliczkę i oznacza kartę jako "Gotowe do produkcji"
- Kierownik warsztatu bierze zlecenia tylko z kolumny "Gotowe"; materiały zamawia na podstawie karty
- Termin dostawy podajemy dopiero po wpisaniu zlecenia do wspólnego harmonogramu
Proste wskaźniki do śledzenia
- Czas pierwszej odpowiedzi — cel: poniżej 4 godzin roboczych
- Konwersja zapytanie → wpłacona zaliczka — obecnie ok. 25%, cel 35%
- Liczba poprawek w miesiącu — cel: 0–1
- Dostawy na czas — cel: 90%
Plan krok po kroku
- Tydzień 1: uruchomić wspólną skrzynkę i szablon karty zlecenia
- Tydzień 2: przygotować cennik z 12 najczęstszymi opcjami
- Tydzień 3: przenieść tablicę do wspólnego harmonogramu; przeszkolić kierownika warsztatu
- Tydzień 4: sprawdzić pierwsze 10 zamówień według nowych wskaźników
Klient: Pracownia Dąb i Sosna, 9-osobowa stolarnia robiąca stoły i regały na wymiar. Analizowane procesy: przyjęcie zamówienia, planowanie produkcji, dostawa i montaż.
Klient i wszystkie dane są wymyślone.
O usłudze
Problemy z zakupami widać jako braki towaru, pilne zamówienia po wysokich cenach, faktury, których nikt nie umie dopasować do dostawy, oraz dostawców, u których każdy zamawia inaczej. Mapujemy ścieżkę od zauważenia potrzeby do zapłaconej faktury dostawcy: zapotrzebowanie, akceptacja, wybór dostawcy, zamówienie, dostawa, kontrola przyjęcia i płatność. Otrzymujesz jasne zasady zgłaszania i akceptacji, progi ponownego zamawiania dla stałych pozycji, prostą rutynę pracy z dostawcami i liczby, takie jak czas realizacji zamówienia i udział zamówień pilnych.
Co obejmuje usługa
- Co otrzymujeszPisemna analiza: kroki zakupów z rolami i akceptacjami, tabela opóźnień, braków i niezgodności, ulepszony proces z zasadami ponownego zamawiania, wskaźniki i plan zmian.
- Mapa od zapotrzebowania do płatnościPotrzeba, akceptacja, zamówienie, dostawa, faktura
- Zasady akceptacjiKto akceptuje co, według kwoty
- Progi ponownego zamawianiaKiedy zamawiać ponownie stałe pozycje
- Przyjęcie i dopasowanieZamówienie, dokument dostawy i faktura są zgodne
- Wskaźniki zakupówCzas realizacji, zamówienia pilne, braki
Jak to działa
- 1BriefOpisujesz, co i jak kupujesz
- 2PrzeglądZnajdujemy opóźnienia i niezgodności
- 3PlanOtrzymujesz nowe zasady i kroki
Czego potrzebujemy od Ciebie
Co kupujesz i jak często, kto zgłasza zapotrzebowanie, akceptuje i zamawia, z iloma dostawcami współpracujesz, jak sprawdzane są dostawy i opłacane faktury, co idzie nie tak oraz zrzuty ekranu formularza zamówienia lub listy stanów.
Zapytamy Cię:
- Co kupujesz najczęściej?
- Kto może złożyć zamówienie i kto je akceptuje?
- Z iloma dostawcami współpracujesz?
- Co najczęściej idzie nie tak?
Porównaj pakiety
| Pakiety | PodstawowyJeden przepływ zakupów17 € | StandardDo 3 przepływów35 € | PremiumZakupy i dostawcy, plan na 90 dni70 € |
|---|---|---|---|
| Termin | 1 dzień | 2 dni | 4 dni |
| Poprawki | 1 | 2 | 3 |
| Procesy | 1 | do 3 | do 6 |
| Wskaźniki do śledzenia | do 3 | do 6 | do 10 |
| Plan usprawnień | Krok po kroku | Krok po kroku | 90 dni, tydzień po tygodniu |
| Zamów Podstawowy | Zamów Standard | Zamów Premium |
Ochrona płatności
Płacisz przy składaniu zamówienia, ale pieniądze są przekazywane tylko za zaakceptowaną pracę.
- Stała cenaCena pakietu nie zmienia się po zapłacie.
- Pieniądze są zarezerwowanePrzy płatności kwota jest tylko rezerwowana. Serwis otrzymuje ją dopiero po akceptacji pracy.
- Sprawdzone przed dostarczeniemKażdy wynik przechodzi kontrolę jakości, zanim do Ciebie trafi, a przed akceptacją widzisz go na stronie zamówienia.
- Bezpłatne poprawkiProś o poprawki w ramach briefu tyle razy, ile przewiduje pakiet.
- Akceptacja po 3 dniachJeśli w ciągu 3 dni od dostarczenia pracy ani jej nie zaakceptujesz, ani nie poprosisz o poprawki, zostanie zaakceptowana automatycznie. Jeśli po dostarczeniu napiszesz na czacie zamówienia, zamówienie czeka; po naszej odpowiedzi możemy ponownie uruchomić odliczanie 3 dni i poinformujemy o tym na czacie.
- Ponowne wykonanie lub pełny zwrot pieniędzyJeśli wynik nie odpowiada Twojemu briefowi, a poprawki tego nie naprawiły, lub praca trwa ponad dwa razy dłużej niż termin, napisz na czacie zamówienia: wykonamy pracę ponownie albo zwrócimy całą płatność.
Pytania i odpowiedzi
Czy znajdziecie tańszych dostawców?
Nie. Nie przeszukujemy rynku i nie sprawdzamy cen; usprawniamy współpracę z wybranymi przez ciebie dostawcami.
Czy możecie wyliczyć ilości do ponownego zamówienia?
Opisujemy, jak ustalić punkty ponownego zamawiania. Jeśli podasz w briefie zużycie i czasy realizacji, dodamy przykładowe liczby dla kluczowych pozycji.
Jesteśmy małym zespołem. Czy proces akceptacji to przesada?
Niekoniecznie. W małych zespołach ograniczamy go do jednej lub dwóch prostych zasad według kwoty.