Bảo vệ thanh toánChi tiết
- Chỉnh sửa trong phạm vi gói là miễn phí.
- Nếu bạn không phản hồi trong vòng 3 ngày sau khi bàn giao, kết quả sẽ được tự động chấp nhận.
Số tiền được tạm giữ khi bạn thanh toán và chỉ được chuyển khi bạn chấp nhận kết quả.
Ví dụ kết quả
Rà soát quy trình: từ nhận đơn đến giao hàng ở xưởng nội thất đặt làm
Quy trình hiện tại (nhận đơn → sản xuất)
- Khách hỏi qua form trên web, điện thoại hoặc tin nhắn Zalo, Facebook
- Chủ xưởng (anh Dũng) tự trả lời, thường sau 1–3 ngày
- Anh Dũng đến đo tại nhà, vẽ tay phác thảo, chụp ảnh bản vẽ
- Báo giá gõ trên mẫu Word, gửi email dạng PDF
- Khách chuyển khoản cọc 50%; anh Dũng tự mở app ngân hàng kiểm tra
- Bản vẽ và ghi chú giao tay bằng giấy cho tổ trưởng xưởng
- Tổ trưởng gọi điện đặt gỗ, ghi việc lên bảng trắng
Điểm nghẽn và thất thoát
| Vấn đề | Ở bước | Ảnh hưởng |
|---|---|---|
| Mọi yêu cầu đều qua một người | Bước 1–2 | ~20% khách hỏi không được trả lời; phản hồi đầu chậm |
| Bàn giao bằng giấy cho xưởng | Bước 6 | Quý trước làm lại 3 lần do mất hoặc đọc nhầm kích thước |
| Kiểm tra tiền cọc thủ công | Bước 5 | Vào việc trễ; từng có đơn làm khi chưa cọc |
| Bảng trắng là lịch duy nhất | Bước 7 | Hứa ngày giao mà không thấy khối lượng việc |
Quy trình cải tiến
- Mọi kênh dồn về một hộp thư chung; nhân viên văn phòng trả lời trong 4 giờ làm việc, kèm link đặt lịch đo
- Số đo nhập vào phiếu công việc (bảng tính chung hoặc CRM đơn giản): kích thước, loại gỗ, hoàn thiện, ảnh
- Báo giá lập từ bảng giá với các tùy chọn chuẩn; anh Dũng chỉ duyệt hạng mục ngoài chuẩn
- Văn phòng xác nhận tiền cọc và chuyển phiếu sang "Sẵn sàng sản xuất"
- Tổ trưởng chỉ nhận việc ở cột "Sẵn sàng"; đặt vật tư theo phiếu
- Chỉ hẹn ngày giao sau khi đơn đã được xếp vào lịch chung
Chỉ số đơn giản cần theo dõi
- Thời gian phản hồi đầu tiên — mục tiêu: dưới 4 giờ làm việc
- Tỷ lệ hỏi → đặt cọc — hiện ước 25%, mục tiêu 35%
- Số lần làm lại mỗi tháng — mục tiêu: 0–1
- Giao đúng hẹn — mục tiêu: 90%
Kế hoạch từng bước
- Tuần 1: lập hộp thư chung và mẫu phiếu công việc
- Tuần 2: làm bảng giá cho 12 tùy chọn phổ biến nhất
- Tuần 3: chuyển bảng trắng sang lịch chung; hướng dẫn tổ trưởng
- Tuần 4: đánh giá 10 đơn đầu tiên theo các chỉ số mới
Khách hàng: Xưởng Gỗ Tùng Sồi, 9 người, chuyên làm bàn và kệ theo yêu cầu. Phạm vi: nhận đơn, lên lịch sản xuất, giao và lắp đặt.
Khách hàng và mọi thông tin đều là giả định.
Về dịch vụ này
Vấn đề dòng tiền thường bắt đầu từ quy trình, không phải từ khách hàng: hóa đơn được gửi nhiều ngày sau khi xong việc, thông tin sai, việc nhắc nhở phụ thuộc vào trí nhớ của ai đó, và công nợ quá hạn được đòi bởi bất kỳ ai rảnh. Chúng tôi vẽ sơ đồ hành trình từ công việc hoàn thành hoặc giao hàng đến tiền về tài khoản: lập hóa đơn, phê duyệt, gửi, nhắc nhở, tranh chấp, xử lý quá hạn và đối soát. Bạn nhận lịch xuất hóa đơn và nhắc nhở rõ ràng với người phụ trách, lộ trình xử lý khách trả chậm và các con số cần theo dõi, như số ngày đến khi xuất hóa đơn và số ngày thu tiền bình quân.
Bao gồm những gì
- Bạn nhận được gìBản rà soát bằng văn bản: các bước xuất hóa đơn và thu tiền kèm vai trò, bảng chậm trễ và lỗi, quy trình cải tiến với lịch nhắc nhở, chỉ số và kế hoạch thay đổi.
- Sơ đồ từ công việc đến tiềnGiao hàng, hóa đơn, nhắc nhở, thanh toán, đối soát
- Chậm trễ và lỗi hóa đơnGửi muộn, sai thông tin, thiếu số PO
- Lịch nhắc nhởTrước, đúng và sau ngày đến hạn
- Lộ trình xử lý khách trả chậmAi gọi, khi nào tạm dừng công việc, khi nào chuyển cấp
- Chỉ số dòng tiềnSố ngày đến khi xuất hóa đơn, số ngày thanh toán, tỷ lệ quá hạn
Cách hoạt động
- 1Yêu cầuBạn mô tả luồng hóa đơn và thanh toán
- 2Đánh giáChúng tôi tìm nơi tiền bị chờ
- 3Lên kế hoạchBạn nhận lịch và quy tắc mới
Chúng tôi cần gì từ bạn
Ai xuất hóa đơn và khi nào, công cụ kế toán hoặc hóa đơn bạn dùng, điều khoản thanh toán thường áp dụng, hiện nhắc nhở được gửi thế nào, thường có bao nhiêu khoản quá hạn, và ảnh chụp màn hình một hóa đơn hoặc danh sách quá hạn đã ẩn dữ liệu khách hàng.
Chúng tôi sẽ hỏi bạn:
- Hóa đơn được gửi khi nào sau khi xong việc?
- Bạn dùng công cụ kế toán hoặc xuất hóa đơn nào?
- Điều khoản thanh toán thường áp dụng của bạn là gì?
- Hiện bạn đòi khoản thanh toán chậm thế nào?
So sánh các gói
| Các gói | Cơ bảnXuất hóa đơn hoặc thu tiền515.000 ₫ | Tiêu chuẩnTừ hóa đơn đến thanh toán1.057.000 ₫ | Cao cấpTrọn chu kỳ công nợ phải thu, kế hoạch 90 ngày2.141.000 ₫ |
|---|---|---|---|
| Thời hạn | 1 ngày | 2 ngày | 4 ngày |
| Số lần chỉnh sửa | 1 | 2 | 3 |
| Số quy trình | 1 | tối đa 3 | tối đa 6 |
| Chỉ số theo dõi | tối đa 3 | tối đa 6 | tối đa 10 |
| Kế hoạch cải tiến | Từng bước | Từng bước | 90 ngày, theo từng tuần |
| Đặt hàng Cơ bản | Đặt hàng Tiêu chuẩn | Đặt hàng Cao cấp |
Bảo vệ thanh toán
Bạn thanh toán khi đặt hàng, nhưng tiền chỉ được chuyển cho kết quả đã được chấp nhận.
- Giá cố địnhGiá gói không thay đổi sau khi bạn thanh toán.
- Số tiền được tạm giữKhi bạn thanh toán, số tiền chỉ được tạm giữ. Tiền được chuyển cho dịch vụ khi bạn chấp nhận kết quả.
- Kiểm tra trước khi bàn giaoMọi kết quả đều được kiểm tra chất lượng trước khi đến tay bạn, và bạn xem được kết quả trên trang đơn hàng trước khi chấp nhận.
- Chỉnh sửa miễn phíYêu cầu chỉnh sửa trong phạm vi bản yêu cầu của bạn, với số lần mà gói cho phép.
- Tự động chấp nhận sau 3 ngàyNếu trong vòng 3 ngày sau khi bàn giao, bạn không chấp nhận kết quả cũng không yêu cầu chỉnh sửa, kết quả sẽ được tự động chấp nhận. Nếu bạn nhắn tin trong chat đơn hàng sau khi bàn giao, đơn hàng sẽ chờ; sau khi trả lời, chúng tôi có thể tính lại 3 ngày từ đầu và sẽ thông báo trong chat.
- Làm lại hoặc hoàn tiền toàn bộNếu kết quả không đúng với yêu cầu của bạn và các lần chỉnh sửa không khắc phục được, hoặc công việc kéo dài quá gấp đôi thời hạn, hãy nhắn tin trong chat đơn hàng: chúng tôi sẽ làm lại hoặc hoàn tiền toàn bộ.
Hỏi đáp
Đây có phải là tư vấn kế toán hay thuế không?
Không. Chúng tôi chỉ rà soát quy trình làm việc. Quy định về thuế, VAT và kế toán do kế toán của bạn đảm nhận.
Các bạn có viết email nhắc nhở không?
Kế hoạch nêu mỗi lời nhắc nên có nội dung gì và khi nào gửi. Nội dung email hoàn chỉnh là một đơn hàng riêng.
Các bạn có liên hệ với khách hàng của chúng tôi không?
Không. Chúng tôi chỉ làm việc dựa trên mô tả của bạn; mọi liên hệ với khách hàng vẫn do bạn đảm nhận.