BetaalbeschermingDetails
- Revisies binnen het pakket zijn gratis.
- Reageer je niet binnen 3 dagen na levering, dan wordt het werk automatisch goedgekeurd.
Het geld wordt bij betaling gereserveerd en pas vrijgegeven als je het werk goedkeurt.
Voorbeeldresultaat
Process review: order-to-delivery at a custom furniture workshop
Current process map (order intake → production)
- Customer sends an inquiry via website form, phone or Instagram DM
- Owner (Dan) replies personally, often 1–3 days later
- Dan measures on site, sketches by hand, photographs the sketch
- Quote typed in a Word template, emailed as PDF
- Customer pays 50% deposit by bank transfer; Dan checks the bank app manually
- Sketch and notes handed to the shop lead on paper
- Shop lead orders wood by phone; adds job to the whiteboard
Bottlenecks and losses
| Problem | Where | Impact |
|---|---|---|
| All inquiries go through one person | Steps 1–2 | ~20% of inquiries never get a reply; slow first response |
| Paper handoff to the shop | Step 6 | 3 rework cases last quarter due to lost or misread dimensions |
| Deposit checked by hand | Step 5 | Jobs start late; once a job started without a deposit |
| Whiteboard is the only schedule | Step 7 | Delivery dates promised without seeing the load |
Improved process
- All channels lead to one shared inbox; office manager replies within 4 working hours with a booking link for measurement
- Measurements entered into a job card (shared spreadsheet or simple CRM): dimensions, wood, finish, photos
- Quote generated from a price sheet with standard options; Dan approves only non-standard items
- Office manager confirms the deposit and marks the job card "Ready for production"
- Shop lead takes jobs only from the "Ready" column; materials ordered from the card
- Delivery date given only after the job is placed on the shared schedule
Simple metrics to track
- First response time — target: under 4 working hours
- Inquiry → paid deposit conversion — current estimate 25%, target 35%
- Rework cases per month — target: 0–1
- On-time delivery — target: 90%
Step-by-step plan
- Week 1: set up a shared inbox and a job card template
- Week 2: build a price sheet with the 12 most common options
- Week 3: move the whiteboard to a shared schedule; train the shop lead
- Week 4: review the first 10 orders against the new metrics
Client: Oak & Pine Studio, a 9-person workshop making custom tables and shelving. Processes reviewed: order intake, production scheduling, delivery and installation.
De klant en alle details zijn verzonnen.
Over deze dienst
Problemen met de kasstroom beginnen vaak bij het proces, niet bij de klanten: facturen gaan dagen na het werk de deur uit, gegevens kloppen niet, herinneringen hangen af van iemands geheugen en achterstallige rekeningen worden nagejaagd door wie tijd heeft. Wij brengen het traject in kaart van afgerond werk of levering tot geld op de bank: facturen maken, goedkeuren, versturen, herinneren, geschillen, afhandeling van achterstand en afstemming. Je krijgt een duidelijk factuur- en herinneringsschema met eigenaren, een escalatiepad voor laatbetalers en cijfers om te volgen, zoals dagen tot factuur en gemiddelde betalingstermijn.
Wat is inbegrepen
- Wat je krijgtEen schriftelijke review: facturerings- en incassostappen met rollen, een tabel van vertragingen en fouten, het verbeterde proces met een herinneringsschema, meetwaarden en een veranderplan.
- Kaart van werk tot geldLevering, factuur, herinnering, betaling, afstemming
- Vertragingen en fouten bij facturenLate verzending, verkeerde gegevens, ontbrekende ordernummers
- HerinneringsschemaVoor, op en na de vervaldatum
- Pad voor laatbetalersWie belt, wanneer het werk pauzeert, wanneer je escaleert
- CashcijfersDagen tot factuur, dagen tot betaling, aandeel achterstallig
Hoe het werkt
- 1BriefingJe beschrijft hoe facturen en betalingen lopen
- 2ReviewWij vinden waar geld wacht
- 3PlanJe krijgt het nieuwe schema en de regels
Wat we van je nodig hebben
Wie facturen opstelt en wanneer, je boekhoud- of factureringstool, gebruikelijke betalingstermijnen, hoe herinneringen nu worden verstuurd, hoeveel er meestal achterstallig is, en schermafbeeldingen van een factuur of lijst met achterstallige posten met verborgen klantgegevens.
We vragen je:
- Wanneer wordt een factuur verstuurd nadat het werk klaar is?
- Welke boekhoud- of factureringstool gebruik je?
- Wat zijn je gebruikelijke betalingstermijnen?
- Hoe jaag je late betalingen nu na?
Pakketten vergelijken
| Pakketten | BasisFacturering of incasso€ 17 | StandaardVan factuur tot betaling€ 35 | PremiumVolledige debiteurencyclus, plan voor 90 dagen€ 70 |
|---|---|---|---|
| Levertijd | 1 dag | 2 dagen | 4 dagen |
| Revisies | 1 | 2 | 3 |
| Processen | 1 | maximaal 3 | maximaal 6 |
| Meetwaarden om te volgen | maximaal 3 | maximaal 6 | maximaal 10 |
| Verbeterplan | Stap voor stap | Stap voor stap | 90 dagen, week voor week |
| Bestellen Basis | Bestellen Standaard | Bestellen Premium |
Betaalbescherming
Je betaalt bij het bestellen, maar het geld wordt alleen vrijgegeven voor goedgekeurd werk.
- Vaste prijsDe prijs van het pakket verandert niet meer nadat je hebt betaald.
- Het geld wordt gereserveerdBij betaling wordt het bedrag alleen gereserveerd. Het gaat pas naar de dienst als je het werk goedkeurt.
- Gecontroleerd vóór leveringElk resultaat doorloopt een kwaliteitscontrole voordat het bij jou komt, en je ziet het op de bestelpagina voordat je het goedkeurt.
- Gratis revisiesVraag wijzigingen binnen je briefing aan, zo vaak als het pakket toestaat.
- Goedkeuring na 3 dagenKeur je het werk binnen 3 dagen na levering niet goed en vraag je ook geen wijzigingen, dan wordt het automatisch goedgekeurd. Schrijf je na levering in de chat van de bestelling, dan wacht de bestelling; zodra we hebben geantwoord, kunnen we de 3 dagen opnieuw laten ingaan en melden we dat in de chat.
- Opnieuw doen of volledige terugbetalingPast het resultaat niet bij je briefing en hebben de revisies dat niet opgelost, of duurt het werk meer dan twee keer zo lang als de levertijd, schrijf dan in de chat van de bestelling: we doen het werk opnieuw of betalen het volledige bedrag terug.
Vragen en antwoorden
Is dit boekhoud- of belastingadvies?
Nee. We beoordelen alleen de werkwijze. Regels over belasting, btw en boekhouding blijven bij je boekhouder.
Schrijven jullie herinneringsmails?
Het plan zegt wat elke herinnering moet behandelen en wanneer je hem verstuurt. Kant-en-klare e-mailteksten zijn een aparte bestelling.
Nemen jullie contact op met onze klanten?
Nee. We werken alleen op basis van jouw beschrijving; alle contact met klanten blijft bij jou.
Staat je antwoord er niet bij?