BetaalbeschermingDetails
- Revisies binnen het pakket zijn gratis.
- Reageer je niet binnen 3 dagen na levering, dan wordt het werk automatisch goedgekeurd.
Het geld wordt bij betaling gereserveerd en pas vrijgegeven als je het werk goedkeurt.
Voorbeeldresultaat
Process review: order-to-delivery at a custom furniture workshop
Current process map (order intake → production)
- Customer sends an inquiry via website form, phone or Instagram DM
- Owner (Dan) replies personally, often 1–3 days later
- Dan measures on site, sketches by hand, photographs the sketch
- Quote typed in a Word template, emailed as PDF
- Customer pays 50% deposit by bank transfer; Dan checks the bank app manually
- Sketch and notes handed to the shop lead on paper
- Shop lead orders wood by phone; adds job to the whiteboard
Bottlenecks and losses
| Problem | Where | Impact |
|---|---|---|
| All inquiries go through one person | Steps 1–2 | ~20% of inquiries never get a reply; slow first response |
| Paper handoff to the shop | Step 6 | 3 rework cases last quarter due to lost or misread dimensions |
| Deposit checked by hand | Step 5 | Jobs start late; once a job started without a deposit |
| Whiteboard is the only schedule | Step 7 | Delivery dates promised without seeing the load |
Improved process
- All channels lead to one shared inbox; office manager replies within 4 working hours with a booking link for measurement
- Measurements entered into a job card (shared spreadsheet or simple CRM): dimensions, wood, finish, photos
- Quote generated from a price sheet with standard options; Dan approves only non-standard items
- Office manager confirms the deposit and marks the job card "Ready for production"
- Shop lead takes jobs only from the "Ready" column; materials ordered from the card
- Delivery date given only after the job is placed on the shared schedule
Simple metrics to track
- First response time — target: under 4 working hours
- Inquiry → paid deposit conversion — current estimate 25%, target 35%
- Rework cases per month — target: 0–1
- On-time delivery — target: 90%
Step-by-step plan
- Week 1: set up a shared inbox and a job card template
- Week 2: build a price sheet with the 12 most common options
- Week 3: move the whiteboard to a shared schedule; train the shop lead
- Week 4: review the first 10 orders against the new metrics
Client: Oak & Pine Studio, a 9-person workshop making custom tables and shelving. Processes reviewed: order intake, production scheduling, delivery and installation.
De klant en alle details zijn verzonnen.
Over deze dienst
Inkoopproblemen zie je terug als uitverkochte artikelen, spoedbestellingen tegen hoge prijzen, facturen die niemand aan een levering kan koppelen en leveranciers bij wie telkens op een andere manier wordt besteld. Wij brengen het traject in kaart van het signaleren van een behoefte tot een betaalde leveranciersfactuur: aanvraag, goedkeuring, leverancierskeuze, inkooporder, levering, ontvangstcontrole en betaling. Je krijgt duidelijke regels voor aanvragen en goedkeuring, herbestelmomenten voor vaste artikelen, een eenvoudige leveranciersroutine en cijfers zoals levertijd van bestellingen en aandeel spoedbestellingen.
Wat is inbegrepen
- Wat je krijgtEen schriftelijke review: inkoopstappen met rollen en goedkeuringen, een tabel van vertragingen, tekorten en afwijkingen, het verbeterde proces met herbestelregels, meetwaarden en een veranderplan.
- Kaart van aanvraag tot betalingBehoefte, goedkeuring, bestelling, levering, factuur
- GoedkeuringsregelsWie wat goedkeurt, per bedrag
- HerbestelmomentenWanneer je vaste artikelen opnieuw bestelt
- Ontvangst en controleBestelling, pakbon en factuur komen overeen
- InkoopcijfersLevertijd, spoedbestellingen, tekorten
Hoe het werkt
- 1BriefingJe beschrijft wat en hoe je inkoopt
- 2ReviewWij vinden de vertragingen en afwijkingen
- 3PlanJe krijgt de nieuwe regels en stappen
Wat we van je nodig hebben
Wat je inkoopt en hoe vaak, wie aanvraagt, goedkeurt en bestelt, met hoeveel leveranciers je werkt, hoe leveringen worden gecontroleerd en facturen betaald, wat er misgaat, en schermafbeeldingen van een bestelformulier of voorraadlijst.
We vragen je:
- Wat koop je het vaakst in?
- Wie mag een bestelling plaatsen en wie keurt die goed?
- Met hoeveel leveranciers werk je?
- Wat gaat er het vaakst mis?
Pakketten vergelijken
| Pakketten | BasisEén inkoopstroom€ 17 | StandaardTot 3 stromen€ 35 | PremiumInkoop en leveranciers, plan voor 90 dagen€ 70 |
|---|---|---|---|
| Levertijd | 1 dag | 2 dagen | 4 dagen |
| Revisies | 1 | 2 | 3 |
| Processen | 1 | maximaal 3 | maximaal 6 |
| Meetwaarden om te volgen | maximaal 3 | maximaal 6 | maximaal 10 |
| Verbeterplan | Stap voor stap | Stap voor stap | 90 dagen, week voor week |
| Bestellen Basis | Bestellen Standaard | Bestellen Premium |
Betaalbescherming
Je betaalt bij het bestellen, maar het geld wordt alleen vrijgegeven voor goedgekeurd werk.
- Vaste prijsDe prijs van het pakket verandert niet meer nadat je hebt betaald.
- Het geld wordt gereserveerdBij betaling wordt het bedrag alleen gereserveerd. Het gaat pas naar de dienst als je het werk goedkeurt.
- Gecontroleerd vóór leveringElk resultaat doorloopt een kwaliteitscontrole voordat het bij jou komt, en je ziet het op de bestelpagina voordat je het goedkeurt.
- Gratis revisiesVraag wijzigingen binnen je briefing aan, zo vaak als het pakket toestaat.
- Goedkeuring na 3 dagenKeur je het werk binnen 3 dagen na levering niet goed en vraag je ook geen wijzigingen, dan wordt het automatisch goedgekeurd. Schrijf je na levering in de chat van de bestelling, dan wacht de bestelling; zodra we hebben geantwoord, kunnen we de 3 dagen opnieuw laten ingaan en melden we dat in de chat.
- Opnieuw doen of volledige terugbetalingPast het resultaat niet bij je briefing en hebben de revisies dat niet opgelost, of duurt het werk meer dan twee keer zo lang als de levertijd, schrijf dan in de chat van de bestelling: we doen het werk opnieuw of betalen het volledige bedrag terug.
Vragen en antwoorden
Vinden jullie goedkopere leveranciers?
Nee. We zoeken de markt niet af en controleren geen prijzen; we verbeteren hoe je werkt met de leveranciers die jij kiest.
Kunnen jullie herbestelhoeveelheden berekenen?
We beschrijven hoe je herbestelpunten bepaalt. Geef je verbruik en levertijden in de briefing, dan voegen we voorbeeldcijfers toe voor belangrijke artikelen.
Wij zijn een klein team. Is een goedkeuringsproces overdreven?
Niet per se. Voor kleine teams houden we het bij een of twee eenvoudige regels per bedrag.
Staat je antwoord er niet bij?