成果示例
商务信函：致批发客户的付款提醒
版本 A：礼貌但明确
主题： 发票 HOC-0412 和 HOC-0419：付款已逾期 34 天
尊敬的[姓氏]女士：
再次感谢您在橱窗里陈列我们的秋季马克杯。已经有好几位顾客告诉我们，他们是在您的店里认识我们的，我们非常珍惜这份合作。
这次写信，是想跟您确认两张尚未结清的发票：
| 发票号 | 开票日期 | 金额 | 到期日 |
|---|---|---|---|
| HOC-0412 | 9 月 2 日 | 12,400.00 元 | 9 月 16 日 |
| HOC-0419 | 9 月 9 日 | 8,655.00 元 | 9 月 23 日 |
| 合计 | 21,055.00 元 |
这两笔款项我们目前都还没有收到，10 月 1 日发出的提醒也没有得到回复。如果您已经付款，非常感谢，麻烦告诉我们付款日期，方便我们对账。
**能否请您在[日期，发信后 7 天]之前结清合计 21,055.00 元？**收款账户信息印在两张发票底部。如果分批付款更方便，请直接回复本邮件，告诉我们每一笔的日期，我们很乐意配合。
我们也希望和您一起规划冬季订单，账目结清后即可为您确认新系列。
此致 敬礼
[您的姓名] 空橡陶艺工作室 | [电话]
版本 B：措辞强硬（改动段落）
主题： 最后提醒：21,055.00 元货款自 9 月起逾期未付
虽然我们已于 10 月 1 日发出提醒，发票 HOC-0412 和 HOC-0419 至今仍未付款，已超过到期日 34 天。
**请于[日期]前全额支付 21,055.00 元。**在账目结清之前，我们将无法发出新的订单，包括为您预留的冬季系列。
如果到该日期仍未收到付款或回复，我们将按照供货条款第 5 条收取滞纳金，并将此事转交合作的催收机构处理。
给你的使用建议
- 先发版本 A。如果 7 天内没有回复，再发版本 B。
- 补全方括号中的内容，并核对发票金额与你的账目一致。
- 只有在客户签署的条款中确实写了滞纳金时，才提及这一点。
客户： 空橡陶艺工作室，一家向礼品店供货的小型陶瓷工作室 情况： 一家零售合作方有两张发票未付款，已逾期 34 天。工作室想收回货款，但也希望保住这个客户。 交付内容： 同一封信的两种语气。版本 A 完整呈现如下；版本 B 只列出改动的段落。
客户及所有信息均为虚构。
服务介绍
如果客户能提早得知、清楚看到新价格和生效日期，并明白自己仍能获得哪些价值，他们会更容易接受涨价。我们为您的服务型业务撰写通知，开头几行就写明生效日期和新费率，简要说明原因而不道歉，并提醒客户他们获得的价值。如果您提供过渡期、预付锁定价格或更轻量的套餐，信中会将其作为可选方案呈现。
服务内容
- 您将获得一封涨价通知信，包含标题、开头即写明的新费率和日期、简短的原因说明以及客户可选的方案。您将在订单页面以文本形式收到，可直接通过邮件或客户门户发送。
- 日期和费率放在最前关键信息一目了然
- 简短的原因自信，不长篇道歉
- 价值提醒客户将继续获得什么
- 客户可选方案过渡期、预付或更轻量的方案
- 邮件标题清楚，但不令人紧张
服务流程
- 1需求说明您提供价格、日期和原因
- 2信函我们撰写一份清楚的通知
- 3交付您核对数字后发出
需要您提供的信息
您的业务和服务、原价和新价、生效日期、调价原因，以及您为现有客户提供的任何方案。
我们会询问您：
- 您经营的是哪类服务业务？
- 原价和新价分别是多少，从何时开始？
- 为什么要涨价？
- 现有客户是否有可选方案或过渡期？
套餐对比
付款保障
您在下单时付款，但款项仅在您验收后才会结算。
- 固定价格付款后套餐价格不会变动。
- 款项先冻结付款时，这笔金额只是被冻结。您验收后，款项才会结算给平台。
- 交付前检查每份成果在送达您之前都会经过质量检查，验收前您可以在订单页面查看。
- 免费修改在需求说明范围内，您可以在套餐允许的次数内提出修改。
- 3 天后自动验收如果交付后 3 天内您既未验收也未提出修改，工作将自动验收。如果您在交付后于订单聊天中留言，订单将暂停自动验收；我们回复后，可能会重新开始计算 3 天，并会在聊天中告知您。
- 返工或全额退款如果成果与您的需求说明不符且修改后仍未解决，或工作耗时超过交付期限的两倍，请在订单聊天中留言：我们将为您返工或全额退款。
问题与解答
应该提前多久通知？
先查看您的合同中是否约定了通知期。如果没有，对于持续性服务，提前30天通知是常见的礼貌做法。
涨价需要道歉吗？
简短的致意比道歉效果更好。信中会感谢客户并说明原因，但不会显得底气不足。
客户会流失吗？
无论措辞如何，都可能有少数客户离开。一封清楚的信加上对老客户公平的方案，通常能留住大多数客户。